RPAでは、ソフトウェアロボットが人に代わって行う業務をシナリオといいます。今回のブログでは、シナリオ作成の観点からRPAを有効活用するためのポイントについて解説します。

みなさん、次のようなお悩みはありませんか。

「業務のことは分かっているが、ロボットに業務をさせる場合は何に気をつければいいの?」

このようなお悩み解決のために、今回のブログでは「ロボットに業務させる=業務シナリオ作成」に関するコツを3つのポイントに分けて解説していきます。

1. 作業速度向上のコツ

ロボットの作業速度を上げるコツは

『多くのショートカットキーを設定する』 人が操作する場合、作業速度はPC操作の熟練度によって変わってきます。

具体的に言えば、熟練度が高い人はマウス操作よりもキーボード操作が多いです。

例をあげると、メモ帳アプリケーションで開いたテキストファイルを マウス操作で上書き保存する場合は以下の操作になります。

①メモ帳のメニューから「ファイル(F)」を選択
②「上書き保存(S)」を選択

キーボード操作では、ショートカットキーを利用した以下の操作になります。

①【Crtl】+【S】を押下

キーボード操作はマウス操作よりも操作数が少なく、素早く操作することができます。

多くのショートカットキーを使いこなすことで作業速度が向上します。

人が多くのショートカットキーを使いこなすには、PC操作時間を積み上げていく必要がありますが、ロボットの場合は、使いこなすための時間は必要ありません。

業務シナリオ作成時に多くのショートカットキーを設定すれば、熟練度が高い人と同等かそれ以上の作業速度を出すことができます。

2. 正確な画像検索のコツ

アプリケーションによっては、目的の操作を実現するためのショートカットキーがないことがあります。その場合、ロボットでは画像検索を利用して目的の操作を実現します。

ロボットが正確な画像検索をするコツは

『検索する画像は、ユニークなデータをたくさん使う』

Webサービスなどで提供されている画像検索の場合は、検索元となる画像と類似した画像が あるかないかを検索しています。

これはAI(人工知能)を利用しており、RPAの画像検索とは少し異なります。

RPAの画像検索は、検索元となる画像と完全一致した画像があるかないかを検索しています。

そこで、RPAの画像検索について理解を深めて頂くために具体例をあげます。

【人がロボットへ指示する操作】

以下のようなアイコンが並んでいるデスクトップ環境で Excelファイル「ファイルB.xlsx」を開く(ダブルクリック)

【ロボットの動作】

検索する画像(検索元画像)を指定後、画面左上から順番に検索を行い、検索元画像と 完全一致する画像を探す。

一致した場合は、一致した画像をダブルクリック。

検索元画像をExcelアイコンのみで指定した場合、最初に画面左上にある 「ファイルA.xlsx」が検索元画像と完全一致し、目的外のファイルを開くことになります。

目的のファイルを開くためには、ファイル名を含んだ「ユニークな画像」を指定する必要があります。

また、「ユニークな画像」の注意点として背景色の違いがあります。

「ファイル選択している状態」 と 「ファイル選択していない状態」の画像について考えてみましょう。

「ファイル選択している状態」の背景色は薄青(白+青)、

「ファイル選択していない状態」の背景色は青

ロボットは正確なので、背景色が違えば別の画像として認識します。

例えば、以下のような状況が起きたとしましょう。

  • ●ロボットが検索する画像を「ファイル選択していない状態」のみに設定
  • ●人がファイルを選択(指定した画像とは異なる)
  • ●ロボットが動作開始。画像の検索に失敗。

このような状況のために、「ロボットが操作するPCは、人による操作を禁止」とすることも 策の一つとして考えられますが、現実的ではありません。

現実的な策は、背景色の違いを考慮して「複数枚の画像を検索する」ことです。

検索する数が増えれば、正確性も上がります。

3. ロボット管理のコツ

ロボットを管理するコツは

『ロボットが解決出来ないことは、ロボットから人へ知らせる』

RPA化する業務によっては、PC以外を起因として動作が失敗することがあります。

例えば、WEBサイトから情報取得、登録するといった業務シナリオについて 考えてみましょう。

WEBサーバやインターネット回線に障害が発生すれば、WEBサイトが表示されず ロボットの動作も失敗します。

この状況では、操作する側が「人」でも「ロボット」でも、PC以外の問題を解決することは難しいです。

ただし、「人」が操作する場合は、失敗した時点で調査などの問題解決の行動に移ります。

「ロボット」が操作する場合は、失敗した時点で動作が停止します。

そのため、停止前に「ロボット」から「人」へ失敗したことを通知しなければ、「人」が問題を 把握することができず、解決のための行動に移ることもできません。

通知する内容も重要になってきます。

「どの業務(シナリオ)、どの作業(ステップ)で失敗している」といった情報を含めて 通知ができれば、「人」が対処を考えることもできますし、状況によっては「人」が作業を 引き継ぐこともできます。

まとめ

RPAに期待する事を【目的】に置き換えた場合、「ポイント」、「コツ」は以下のように置き換える事ができます。

  • ●ポイント=目的に到達するための道しるべ 【目標】
  • ●コツ=目標に向かうための方法 【手法】

ポイントとコツを結び具現化するツールがRPA製品になります。

「3つのコツ」を全て具現化できるRPA製品のひとつに『ROBOWARE』があります。

いかがでしたでしょうか。今回紹介した3つのコツを「RPA製品を選定する場面」、「業務シナリオを作成する場面」などで活用していただき、みなさんが考えているRPA導入の目的を達成しましょう。

参考: