メール誤送信はいつ誰がやってもおかしくない初歩的なミスであるものの、場合によっては個人情報の漏えいのように、会社にとって大きな損害をもたらすリスクがあります。メール誤送信を防ぐ方法は、基本的には送信時の宛先確認を徹底するしかありません。しかし、メールは1日に何十通と出すため、どうしても確認が疎かになってしまい、それほど簡単ではないでしょう。そこでおすすめしたいのが、システムによる誤送信対策です。今回はシステムでメール誤送信を防げるBRODIAEA safeAttachをご紹介します。

いまだになくなることのないメール誤送信

近年、取引先との連絡手段において、Skypeやチャットサービスを利用する企業も増えています。テレビ会議やウェブ会議を利用する企業も少なくないでしょう。しかし、そうしたなかでもやはり企業で一番利用されているツールはメールです。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が2017年6月2日に発表した「ビジネスメール実態調査2017」の結果によると、「仕事で使っている主なコミュニケーション手段」の第1位はメールで、その割合は実に99.08%とほぼすべてのビジネスマンがメールを主な連絡手段として利用しています。そして、その利用回数も1日平均で「12.62通」と、毎日10通以上のメールを送信していることがわかります。

メールがこれだけ頻繁に利用されていれば、当然トラブルも少なくありません。特に企業としてもっとも避けたい情報漏えいの多くは、メールの誤送信によって引き起こされているのです。2017年8月28日に一般財団法人日本情報経済社会推進協会がプライバシーマーク付与事業者を対象に調査を行った「個人情報の取扱いにおける事故報告にみる傾向と注意点」によると、2016年度に起こった情報漏えいの一番の要因はメールの誤送信で、全体の約5分の1となる20.7%という結果が出ています。この数字は2015年の20.9%よりも下がっているものの、件数自体は409件から424件と増加していることからも、いまだにメール誤送信による情報漏えいが減る気配はないようです。

メール誤送信を防ぐことが困難な理由

企業の情報漏えいというと、ウィルス感染や不正ログイン、不正アクセスといったことが要因として一番多いと思われがちですが、前述した調査結果のように、実はメール誤送信の方が、圧倒的に数は多くなっています。普通に考えれば、メール誤送信は送信時に少し注意するだけで簡単に防げそうですが、現状はそうなってはいません。これはなぜなのでしょうか。答えはメール誤送信が起きてしまう原因にあります。

メール誤送信が起きてしまう原因、それは基本的にヒューマンエラーであり、100%社員の不注意によるものです。人が引き起こすミスは企業側がどんなに教育を行い、注意喚起を行ったところでゼロにすることはできません。しかも、1日平均でも10通以上のメール送信を行っている現状において、毎回のように目視で何度も送信先を確認したり、または複数の人で確認することは効率の面から見ても非常に困難です。しかし、だからといってこのままにするわけにはいきません。ではどうするべきか。それは人の注意力にゆだねるのではなく、システムによってミスを起こさないようにすることです。

メール誤送信を防ぐBRODIAEA safeAttach

メール誤送信を防ぐシステムのなかでもおすすめは、BRODIAEA safeAttachです。メールの誤送信のほとんどは送信した直後から数分以内に誤送信したことに気づきます。もちろん通常であれば仮に10秒後に気づいたとしても送信を取りやめることはできません。しかしBRODIAEA safeAttachには「メール保留」機能があり、この機能によって送信後であっても、誤送信に気づけば送信を取りやめることができます。

それでも送信してしまった場合は、メール送信時に添付ファイルを自動的にパスワード付きのZIPファイルに変換してくれるため、第三者が受け取っても添付ファイルを閲覧することはできません。もちろん本文暗号化にも対応しています。

さらに、ルールや条件を設定しておくことで、To、Ccのメールアドレスを強制的にBcc化します。これによって、メールアドレスの漏えいを未然に防ぐことが可能になるだけではなく、業務の効率化にもつながるのです。

ヒューマンエラー対策にはツールの活用を!

ヒューマンエラーは、どんなに気をつけてもゼロにすることはできません。しかし、ツールを活用すれば、暗号化、Bcc化などによって業務を軽減しつつ、ミスも限りなくゼロに近づけることが可能です。メール誤送信のリスクを心配するのであれば、ぜひBRODIAEA safeAttachの導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。

参考: