幅広い事業展開をしている穴吹興産株式会社
送信メールの対策について
自社のさらなるセキュリティを強化
（写真、穴吹興産株式会社 佐藤様）
ネットワークからの侵入に対しては万全な体制を組んでいましたが、送信メールの対策については課題が生まれてきました。そこで同社は、クロス・ヘッドをパートナーに、自社のさらなるセキュリティ強化を行うことにしました。
佐藤様1964年創業の穴吹興産は、現在、西日本（関東にも支社）を中心に、アルファブランドの分譲マンション事業や戸建事業、不動産仲介などの不動産関連事業を中心に事業を展開しています。
佐藤様その他、人材サービス関連事業、施設運営事業、介護医療関連事業、小売流通関連事業、エネルギー関連事業、トラベル事業など、地域に根ざしたONLY ONE企業を目指し様々な事業を展開しています。
佐藤様先ほど申し上げた事業展開に加え、新サービスの開拓にも積極的に取り組んでます。中古マンションを1戸単位で買い取り、リフォームしたうえで再販するストックマンション事業や起業家にオフィスを貸し出すシェアオフィスサービス、その他、不動産開発に特化したクラウドファンディングサービスなどを行っております。当社は「住まい創りや不動産価値創造事業を通じて地域社会の文化と歴史の創造に貢献する」ことを経営理念に、これからも1つひとつに真心を込めた商品創り、サービスの提供に情熱を注いでいきます。
佐藤様セキュリティ対策強化の一環でsafeAttachを導入しました。ネットワークからの侵入に対しては次世代ファイアウォールなどで防御を図ってきましたが、送信メールに関しては以前からセキュリティ対策が不十分だと感じていました。
佐藤様例えば、数十人単位の相手先に送信する営業部門のメールマガジンの場合、メールアドレスが漏れないように送信先はBccにしなければなりませんが、誤ってToやCcで送信してしまうことがないとは言えません。メールの添付ファイルも同様です。大事な添付ファイルを誤送信してしまうことも考えられます。
佐藤様添付ファイルに暗号化を行うセキリュティ意識の高い社員もいますが、社員数が多いため、全員に徹底させることは困難です。幸いにも重大なトラブルには至っていませんが、我々とすれば少なからずヒヤリ・ハットはあったと認識するのが妥当だと考えます。また、ISO27001「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）」認証を取得している当社としては、組織全体のマネジメントとして送信メールに対するセキュリティ対策は必須でした。
佐藤様ベンダーのメールシステムを利用していました。つまり、Webメールのような形態だったため、メールソフトは利用していませんでした。もちろん、ベンダーのメールシステムにはフィルタリングなどが設定されていましたが、セキュリティ対策そのものを自分たちで行うことはできません。そこで、たどり着いたのがメール誤送信対策ソリューションでした。
佐藤様当社がメール誤送信対策ソリューションに求めた要件は以下の4つです。
＜Bcc強制変換＞
ToやCcのメールアドレスを、ある条件・ルールに基づいて自動的にBccに変換し送信する機能です。この機能があれば、メールアドレスの漏えいを未然に防止することができます。
＜添付ファイルの自動暗号化＞
送信者の手間をかけず、自動的に添付ファイルを暗号化する機能です。
＜クラウドでの利用＞
運用の手間や数年後のリプレースなどを考慮すると、SaaSで利用できるクラウドがベスト。オンプレミスでの利用は考えていませんでした。
＜低コストで導入できる＞
利用する場合、アカウント数は1000以上となります。しかも、各拠点や関連会社まで導入範囲を広げていくと、今後さらにアカウント数は増加。継続的に利用するサービスですから、なるべく低コストで導入できるメール誤送信対策ソリューションを求めていました。
佐藤様取引のあるベンダーの紹介やネット検索などにより、4つのメール誤送信対策ソリューションをピックアップし、比較・検討しました。その結果、メール誤送信対策ソリューションにとってBcc強制変換や添付ファイル自動暗号化は標準的な機能で、クラウドでの利用も一般化していることが分かりました。メーカーへの問い合わせやカタログベースでの判断でしかありませんが、正直なところ、機能に大きな差を見つけることはできませんでした。
佐藤様2018年10月に当社から問い合わせをして、唯一、高松まで足を運んでいただいたのが、safeAttachを販売するクロス・ヘッドでした。丁寧にsafeAttachの説明とデモを行っていただき、無償評価版まで利用することができました。当社システムでの稼働状況や操作性などを確認できたおかげで、導入に支障がないことも分かりました。こうしたクロス・ヘッドの手厚いサポートは、導入後のサポート体制においても期待できると感じさせるものでした。
佐藤様評価版にて2019年1月まで検証を行った後、2019年2月にsafeAttachを導入しました。運用はクラウドですから、大元のメールサーバーの設定を変えた程度で、とくに面倒な設定はありませんでした。もちろん、端末の設定なども不要です。スムーズに導入することができました。
佐藤様現在、safeAttachには以下のような評価をしています。
＜安心感を獲得＞
会社全体で1日に何千件ものメール送信があるなか、お客様や取引会社様に迷惑をかけない安心感を得ることができました。
＜見える化の実現＞
safeAttachに搭載されているレポート機能を利用して、メール送信状況を「見える化」できたことが大きいと思っています。「見える化」によってBcc強制変換の実行状況といった分析材料が得られるため、今後の新たな対策に有効になると考えています。
＜面倒がない＞
社員自らが何かをやるわけではありませんから面倒がありません。社員からとくに問い合わせもない状況です。つまり、業務のなかに自然と溶け込み、すでに業務の一部として普通に利用されているということです。
＜スマホに合わせた画面＞
外出先でスマホからメールを送信する場合、メールをそのまま送信するかどうかの通知画面がスマホ用に最適化されています。見やすい画面ですから、誤送信の防止に役立っています。
岡田様導入から現在で3年ほど経ち、その間いろいろと環境が変わりました。
まずは穴吹興産グループだけでなく、あなぶきハウジンググループにもsafeAttachを導入しました。
それから、Microsoft365 Exchange Onlineを利用するようになりました。
これら変更時の対応も非常にスムーズに行っていただけました。こちらで特に何か対応が必要ということもありませんでした。
山根様穴吹興産グループとあなぶきハウジンググループでは規定が若干異なるのですが、グループの設定を分けることで柔軟に対応できたのでどちらかに合わせる必要もなく、ストレスなく使用できています。
佐藤様あとは、以前はZIP暗号化機能を使用していたところを、ダウンロードURL化機能を提案いただいてそちらに切り替えました。世の中でPPAPが話題になるよりも早めに脱PPAPができたのは良かったです。
切り替えもスムーズでしたし、ダウンロードURL化にあたり必要になったディスク容量追加のオプションも依頼から数営業日とスピーディーに実装していただきました。
その他にも、使用していて不明な点などがあったときに問い合わせるとすぐに回答いただけるので助かっています。
岡田様なりすましメールが世間的にも問題になっている中、お客様にきちんと「当社から送っているメールである」ということを明確に提示する必要があると考えて導入しました。
実際にメールをやりとりするお客様にも安心してメールを受信いただいておりますし、「セキュリティに配慮している企業である」という証明にもなり信頼性も高まったと感じています。
佐藤様クラウドであれば、すぐに始めることができ、また止めることもできます。誤送信に関する機能の充実や導入の手軽さはすべて企業に合うと思いますので、まずは、あまり悩まず導入するのが得策だと考えます。ユーザー数が500人以上の会社なら、迷わずsafeAttachがおすすめです。間違いなく費用対効果を実感できると思います。
岡田様safeAttachの導入でメールの送信側のセキュリティは十分担保できるようになったので、今後は受信側のセキュリティ強化もしていきたいですね。
それから、メール以外の媒体、例えばショートメッセージなどの誤送信対策もしっかりとっていきたいと考えています。
