機密性の高い情報を取り扱う日本不動産研究所
利便性を保ちながら情報漏洩防止を徹底するため、メール誤送信対策ソリューションを導入
不動産に係る非常に重要な情報を扱っており、情報漏洩対策が不可欠。安全性を確保しつつノンコア業務の負荷を減らすため、safeAttachの導入を決めました。
荒川様弊社は不動産鑑定が基幹事業になります。
250名を超える不動産鑑定士が在籍する日本最大規模の鑑定機関です。日本各地に支社・支所を有し、所属している不動産鑑定士・一級建築士・技術士・弁護士・公認会計士などによって不動産に関する評価、研究及びコンサルティングを行っています。
地価公示や地価調査といった公的評価はもちろん、証券化不動産や海外不動産に関する評価、再開発事業、不動産の将来予測、各種環境認証などに取り組んでいます。
荒川様情報戦略室に所属しており、情報システムの構築や管理を担当しております。
具体的には受発注や会計など基幹システムの構築と維持管理、メールなどの基本的なコミュニケーションシステムの運営管理を行っております。
荒川様不動産鑑定で取り扱う情報は、非常に重要なものばかりです。例えば漏洩することで売買情報が明るみになれば、証券市場にまで影響を与えてしまうおそれがあります。そうした理由から、かつては情報は紙に記述して、それをクライアントに手渡しておりました。
Eメールの導入以降は、添付ファイルのZIP化、暗号化、パスワード付与、送信というフローをルール化していました。しかし、手間がかかるこれらのフローを徹底させるため、フローを自動化させる必要があったのです。
また、メールを原因とした情報漏洩の事例はありませんが、誤記や誤送信などは発生しており、予防措置が必要でした。
荒川様safeAttach導入前は、添付するファイルを自らZIP化等かつ暗号化して作成しなければならないという不便さがありました。しかも当時はお客様から「ZIPの解凍方法がわからない。どうすればいいのか」といった相談を受けることがよくありました。ですからZIPファイルの自動暗号化ニーズを実感していましたね。
荒川様メール誤送信対策ソフトウェアを導入する上で、大きな要件が３つありました。ひとつ目は誤送信対策ができること、２つ目は添付ファイルを自動的に暗号化できること、３つ目はオフィス365がリレーでアウトバウンドで使えることです。safeAttachはこれらを満たしており、更に一定サイズを超える添付ファイルについては、自動でダウンロードURL化もできるようになりました。
荒川様当時は他に要件を満たしているメール誤送信対策ソフトウェアがあまりなく、ニーズにマッチするのがリリースされたばかりのsafeAttachでした。その時すでにほかのシステム導入でお付き合いのあったクロス・ヘッドがsafeAttachを扱っており、サポートしてもらうことになりました。
荒川様導入当時、メールシステムに驚くほど詳しい方が対応してくれました。我々では対処できない事態を解決してくれたことを記憶しています。
導入後の対応も早いです。たとえば、メールの送受信でトラブルが発生したら業務も止まることになるので迅速な解決が必要となりますが、そういった場合も即座に対応していだだけました。
荒川様safeAttach導入前はセキュリティ対策をしていることが対外に伝わりにくかったと思います。導入後はsafeAttachというセキュリティシステムによって添付ファイルのZIP化、暗号化がされていることを伝えられるようになりました。
また、弊社は一部部署を範囲としたISMS認証を取得しています。この認証を得るには、セキュリティ対策が問われます。safeAttachのようなシステムによるメールの誤送信対策やファイル暗号化などは、新規取得の際に貢献したと思われます。
荒川様メール送信後に送られてくる保留送信メールのURLをクリックするだけで、メール確認画面にアクセスできます。確認画面もシンプルでわかりやすく、説明不要で操作できます。使いやすいですね。
荒川様セキュリティ系のシステムのなかでは、かなり安価なのではないかと思います。導入前の見積もりをチェックした際も「これなら導入、運用できる」という金額でした。弊社としては助かっています。
荒川様自動でダウンロードURL化したファイルを取り出すため、クラウドにアクセスする際、ワンタイムパスワードを発行する仕組みになると、より使いやすく、安全性が高くなると思っています。
荒川様メールの誤送信対策ソフトウェアは、使用してみないと「トラブルなく続けられるかどうか」がわからないと思います。そういう意味では、safeAttachは非常にトラブルが少ないシステムのひとつだと思います。また、クロス・ヘッドの導入時のサポートも手厚いですし、シンプルで使いやすいです。
