皆さまの会社では資産管理は滞りなく実施できていますか？
資産管理は細かな管理項目が多く、情報更新も頻繁に発生しがちなので、業務負荷を感じている方も少なくないかと思います。
今回は、資産管理の中でも代表格と言えるPC資産管理を後回しにし続けた結果、最新の資産状況を管理台帳で追うことが困難になってしまったとある会社が、どのようにして正しくタイムリーな資産管理を実現するに至ったのかをご紹介します。
さらにその会社は適切な資産管理によって、知らず知らずのうちにＤＸも推進できていたようですので、あわせてご紹介していきます。
目次
台帳更新の運用上のよくある課題
とある会社の情シス担当者の方のある日のひとコマです。
社内で利用するPCの情報に変更が生じ、情シス担当者はIT資産管理のために管理台帳を更新する必要がありますが、台帳更新を億劫に感じているようです。
この会社は資産管理ツールを導入していませんでした。
資産管理台帳を表計算ソフトで作成しており、使い勝手が悪く最適化できていないため、それが余計に台帳更新を億劫に感じさせているようです。
そのなかで、ライセンス更新の時期が近づき、社内PCの正確な情報把握がより一層求められていますが、通常業務に追われてなかなか台帳更新に手が付けられていない様子です。
後回しにし続けた結果…
色々な理由を付けて後回しにした資産管理ですが、ついに無視できない状況に陥ります。
ご存知の通り資産状況は頻繁に変化します。
PCのライフサイクル管理や利用者の変更、アプリケーションのアップデートやバージョン管理、ライセンスの更新など…
資産情報が更新され次第、台帳更新を行っていれば日々の作業負担は軽微なものです。一方、積もりに積もった情報を一度に更新しようと思うと負担は重くのしかかります。
まさに塵も積もれば山となる。
後手後手な資産管理は誰も望むものではないでしょう。
このような業務のお悩みはどのようにして解決すればよいのでしょうか？
情シス業務のアウトソーシングとは
今回の会社がとった解決方法は、クロス・ヘッドが提供する『情シスSAMURAI』に支援を求めることでした。
『情シスSAMURAI』はお客様の情報システム部門の課題を解決するための情シス業務の改善サービスです。
オンサイト/リモートを駆使し、簡単な作業からITコンサルティング業務まで、お客様の課題やお悩みに寄り添う伴走型支援で情シス業務全般に関する幅広いご支援を行っています。
今回のケースでは会社のニーズに合う資産管理ツールの選定・導入から運用フローの策定、運用後の資産管理実務までご支援。
運用フロー策定のなかで、「後回し」を回避する運用も考えます。
もちろん、運用後の資産管理実務のご支援も『情シスSAMURAI』にお任せ。
資産管理の面から、情シス部門をあるべき姿へと導きます。
『情シスSAMURAI』による資産管理のご提案
『情シスSAMURAI』の活用で資産管理があるべき姿となることは、最新の資産状況の把握以上のメリットを生み出します。
ライセンスの最新情報が分かることで、ライセンス違反やライセンスの重複購入を防止。
管理不行き届きによる無駄遣いも防ぎます。
さらに、ソフトウェアの最新情報も随時確認することできれば、必要なアップデートが行われているかどうかの確認が容易になります。古いソフトウェアの使用を防ぎ、セキュリティ強化にも貢献します。
適切な資産管理は、資産管理を行う情シス担当者の業務負担の軽減以外にも、経営面にメリットを与えるでしょう。
クロス・ヘッドではこのように改善効果が大きい資産管理をスマートかつ効率的に行うツールとして『SAMURAI-Box』を活用しています。
『SAMURAI-Box』は企業の資産管理・業務管理・ドキュメント管理などの情報を一元管理し可視化するために、情シス業務支援サービスの提供実績の粋を結集した、クロス・ヘッドが開発・提供するSaaS型サービスです。
情シス業務で求められる機能を集約することで情報管理の効率化と業務負荷の削減を実現し、お客様の情シス業務のブラッシュアップをご支援します。
あわせて、IT戦略の土台となる「情シス体制構築」・「IT統制」にも貢献します。
詳しくは、以下プレスリリースをご参照ください。
クロス・ヘッド 「SAMURAI-Box」 の提供を開始
～情シス業務支援サービスの提供実績を凝縮しツール化～https://www.crosshead.co.jp/news/2024/12/17/samurai-box/
資産管理の重要性とメリット
この会社は自社に合った資産管理ツールと運用フローを導入し、適切な資産管理を実現することで知らず知らずのうちにＤＸも推進していました。
資産管理を適正なフローに変えることは、「資産の管理」以上の影響を会社に与えることになるためです。
表計算ソフトなど専用の資産管理ツールでなくとも資産管理は可能ですが、その会社にとって最適な資産管理とは何か？は考える必要があるでしょう。
資産管理はただ単に資産の「勘定」ができれば良い、というものではありません。
適正な資産を持ち、適切に資産を運用・管理することで適切なコスト管理を行いトラブルなどのリスクを防ぐ。これが資産管理の真の目的でしょう。
また、適正な資産管理と重要な資産情報の一元管理は、迅速な意思決定を可能にします。
資産に関するデータが統合されることにより、経営層は正確な情報に基づいた戦略的な判断を下すことができるためです。
これによってＤＸの推進に必要な迅速な対応が可能となり、ひいては競争力の強化につながるでしょう。
皆さまも資産管理からＤＸを始めてみませんか？
今回ご紹介した当社事例以外にもIT業務のお困りごとは数多くあるかと思います。
別のコラムでも具体的な情シス支援の事例をご紹介しています。
皆さんの会社でもこの事例に似たようなIT業務のお困りごと、お悩みはありませんか？
クロス・ヘッドが提供する『情シスSAMURAI』がお悩み解決に伺います。
まずはお気軽にご相談ください。
こちらのページでも資産管理に関するケーススタディをご紹介しています。
ぜひ、本コラムと併せてご覧ください。
『情シスSAMURAI』サービスページはこちらから
