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情シス担当者が社内に一人しかおらず、他に情シス業務を把握している社員がいない“ひとり情シスの属人化状態”は多くの企業にとって悩みの種となっています。
そんな、
ひとり情シス担当者が急に退職した場合、企業はどうすればよいのでしょうか？
根本的原因を解決するために企業ができることは何なのでしょうか？
本記事では、新入社員の受け入れが3週間後に迫る中、ひとり情シス担当者が急に退職してしまった事例を基に、課題解決方法の１つとして『情シスSAMURAI』をご紹介します。
突然のひとり情シス担当者の退職
とある会社の様子です。
ある日突然情シス担当者が退職してしまったようです。
この退職してしまった情シス担当者は、業務の引継ぎや後任を選定する前に退職してしまったようです。
そのため、この会社では情シス担当者が不在という状態になってしまいました。
他に情シス業務を把握している社員がいない、属人化状態のひとり情シスの退職による影響はどの会社でも起こりかねない問題の１つであり、対岸の火事ではないでしょう。
情シス担当者が不在でも、迫りくるタイムリミット…
不幸なことに、この退職した情シス担当者はいわゆる「ひとり情シス」状態で、業務が属人化していました。
情シス業務に関する引継ぎ資料もまとまっておらず、退職した情シス担当者の頭の中のみにある状態でした。一部の業務に関する資料は見つかったようですが、それも点在してまとまっておらず、そのうえ、資料の内容も退職した情シス担当者に聞かないとわからないような書き方で…
これでは資料は残っていたとしても、存在しないも同然です。
そしてこのような状況下で、さらに困りごとは続きます。
新入社員の入社が決まり、新入社員を受け入れる準備が必要となりました。
受け入れ準備の一例を挙げるのであれば、新入社員に貸与するPCのキッティング作業やアカウントの作成などです。これらはもちろん情シス部門の担当業務です。
新入社員入社までのタイムリミットは3週間。
情シス担当者が不在という緊急事態の最中、迫りくる新入社員入社の日。
このようなお悩みはどのようにして解消すればよいのでしょうか？
『情シスSAMURAI』で課題を解決！最短2週間で引継ぎ可能
そんなときは、クロス・ヘッドが提供する『情シスSAMURAI』がお役に立つかもしれません。
『情シスSAMURAI』はお客様の情シス部門の課題を解決する業務支援サービスです。
オンサイト/リモートを駆使し、お客様の課題やお悩みに寄り添う伴走型支援で情シス業務全般に関する幅広いご支援を行っています。
これまで、簡単な作業からITコンサルティング業務まで、幅広い情シス業務のアウトソーシングで実績を積んでいます。
今回のような、情シスの体制整備が急務の場合も、『情シスSAMURAI』にお任せください。
喫緊の課題がある場合、ご相談から最短2週間で参上し課題を解決します！
今回は、お客様の環境に合った作業ドキュメント一式を作成しました。
このドキュメント一式は入社手順書からシステムリスト、作業チェックシートなど、従業員が入社するときに必要なフローを網羅。
業務内容も整理して、属人化せずに誰にでも対応可能にするための手順書を作成しました。
さらに今回のような時間的余裕のない課題がある場合は実業務もオンサイト/リモートで代行し、課題を解決。
新入社員を受け入れるためのPCキッティング作業やアカウント作成も実施しました。
緊急事態解決後は将来を見据えた伴走支援も！
『情シスSAMURAI』により、この会社は属人化していたひとり情シス担当者の急な退職と、新入社員の受け入れ準備を当初の予定通りに乗り越えることができました。
『情シスSAMURAI』はスポット対応のみならず、継続支援も可能なので、喫緊の課題解決後は情シス体制の継続的な強化もご支援します。
さらに会社の将来を見据えて情シス業務が自走できるように内製化もご支援可能です。
ぜひ皆さんの情シスにまつわる課題も『情シスSAMURAI』にお聞かせください。
今回ご紹介した急な情シス担当者の退職に関する問題以外にもIT業務のお困りは数多くあるかと思います。別のコラムでも具体的なご支援の事例をご紹介しています。
皆さんの会社でもこの事例に似たようなIT業務のお困りやお悩みはありませんか？
クロス・ヘッドが提供する『情シスSAMURAI』がお悩み解決に伺います。
まずはお気軽にご相談ください。
お問い合わせはコチラから。
情シス人材の確保が困難になってゆく背景とは
近年、日本の人口減少や合計特殊出生率の低下、少子高齢化などのニュースを聞くことが多々あります。人口の減少は労働者の減少につながり、さらに労働者の減少は労働力不足を招く恐れがあります。
人口減少を食い止めるべく国や地方などの行政による施策や、労働力不足の解消のために海外から労働者を呼び込もうとする話も多く耳にしますが、簡単に解決することは難しい状況になりつつあります。
労働力不足を補う有効な手立ての１つとして、ＤＸによるプロセスの変革や業務負荷の見直しが挙げられることも多くなりました。
会社、従業員それぞれが「力」を付けることで労働力を補うことも重要ですが、あわせてＤＸの推進や、新しい働き方の実現などによる労働生産性の向上を模索する必要があるのではないでしょうか。
人口減少とＤＸの関連については、以下のコラムもご覧ください。
重要性を増す情シス部門の役割
今回は情シス部門に着目し、新しい社員の受け入れ準備が整っていないなかで、短期間で受け入れ準備を実施しなければならなくなった会社の例をご紹介しました。
先が読みにくい時代に対応するためにも、新しい働き方などによる労働生産性の向上を目指し、ＤＸ推進や会社の成長・発展を進めることは不可欠になるでしょう。
加えて、人材流出を防ぐことの重要性も忘れてはいけません。
人口が減ってゆく未来が見えている現在、会社としては従業員をできるだけ手放したくないと考えるのが一般的かと思います。
それでもライフプランの変化や様々な都合で従業員が離職してしまうことがあります。一方で新しい従業員と出会うこともあるでしょう。
新しく入ってくれた従業員のためにまず必要なことは、(歓迎の気持ちはもちろんのこと)事前の受け入れ準備ではないでしょうか。新たに入社してくれた方に安心感を与え、できるだけ早く力を発揮してもらうためにも入念な受け入れ準備は重要かと思います。
この事前の受け入れ準備においても情シス部門は重要な役割を担います。
多くの会社ではPCやスマートフォンなどのITツールを使用しているかと思いますが、それを事前に準備をするのは、他ならぬ情シス部門だからです。
今やITツールをまったく使わず、紙とペンだけで業務を完結させている会社はさほど多くないのではないでしょうか。
そのため従業員が使用するITツールを管理する情シス部門や情シス担当者は、従業員の入社の準備段階から大変重要な役割を担っているといえるでしょう。
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