「情シスSAMURAI」
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IT資産管理を効率化するアウトソーシングの活用方法と改善のポイント

IT資産管理のアウトソーシングは、企業にとってコスト削減やセキュリティ強化、業務効率の向上など、多くのメリットをもたらします。ここでは、IT資産管理のアウトソーシングを積極的に活用するなどし、最適な管理体制の構築を模索している企業様にお伝えしたい内容をまとめています。

1. IT資産管理の重要性とアウトソーシングの必要性

企業におけるデジタルトランスフォーメーション（DX）の加速に伴い、IT資産管理が重要な課題となっています。
IT資産管理とは、企業が所有するハードウェア、ソフトウェア、ライセンス、ネットワーク機器など、あらゆるIT関連資産を適切に把握し、管理から運用・保守をすることを指します。
しかし、近年はIT資産の種類や数が増え、複雑化する中で、効率的な管理を行うことが容易ではなくなってきています。

特に、情報システム部門（情シス）の人員が限られている企業では、全てのIT資産を網羅的に管理することが難しく、「ひとり情シス」と呼ばれる属人化が進んだ状況ではより問題視されています。情シス担当者が、通常業務に加えて資産管理やセキュリティ対策に追われ、本来注力すべきDX推進やビジネス基盤の革新ために割く時間が減少してしまいます。そして、このような状況では、IT資産の管理が不十分となり、最悪の場合、情報漏洩やコンプライアンス違反といった深刻なリスクを引き起こす可能性があります。

こうした問題を解決する方法の一つが、「IT資産管理のアウトソーシング」です。
IT資産管理のアウトソーシングとは、専門の外部業者に資産管理業務を委託することで、内部リソースを最適化し、業務効率を向上させる手法です。IT資産管理の専門知識を持つプロフェッショナルに委託することで、企業内の情シス担当者はコア業務に集中することが可能になります。

2. IT資産管理の現状と主要な課題

IT資産管理は、企業が保有するデジタル機器やソフトウェア、ネットワーク設備の状態や使用状況を適切に把握し、管理する業務です。リモートワークの普及やモバイルデバイスの増加に伴い、IT資産の管理対象がオフィス外にまで拡大し、その複雑さが増しており、この管理業務に多くのリソースが奪われ、様々な課題が発生している企業も多く存在するのが現状です。

第一の課題として挙げられるのは、資産の把握不足です。
企業が、どの部門で・どのようなIT資産を・どう使用しているか、を正確に把握できていない場合、余剰な資産を無駄に購入したり、ライセンスを重複して契約したりすることが発生します。これにより、無駄なコストが増加し、資産管理の非効率が顕在化します。また、適切な管理が行われないと、使用期限が過ぎた機器やソフトウェアがセキュリティの脆弱性を抱えたまま放置され、情報漏洩のリスクも高まります。

次に、セキュリティリスクが挙げられます。
IT資産の中には、自社またはクライアント企業の重要なデータや機密情報が保存されていることが多く、これらの資産が適切に管理されていない場合、サイバー攻撃や内部不正による情報漏洩が発生する可能性があります。特に、サポート期限が過ぎたソフトウェアや、セキュリティパッチが適用されていないデバイスは攻撃対象となりやすく、企業全体のセキュリティリスクを大きくする要因となります。

さらに、コンプライアンスの問題も深刻です。
IT資産管理には、ソフトウェアライセンスの適正な管理が含まれますが、ライセンスの期限切れや、不正使用による契約違反が発生した場合、企業にとって多額の罰金や法的制裁が課せられるリスクがあります。また、コンプライアンス違反が発覚すると、企業の信頼性が損なわれ、ビジネスにも悪影響を及ぼします。

これらの課題を解決するためには、IT資産の可視化と、効率的な管理プロセスの導入が不可欠です。専用ツールを導入して管理を自動化する方法もありますが、ツールだけでは全ての業務を網羅することができない場合も多く、IT資産管理業務の一部または全てをアウトソーシングすることも、管理業務を効果的に遂行する有力な手段でしょう。

3. IT資産管理の業務フローと改善策

IT資産管理のフローは、単なる資産の台帳管理だけではなく、資産のライフサイクル全体を通じて管理することが求められます。具体的には、資産の調達から廃棄までのプロセスが含まれ、それぞれの段階で効率的な運用が必要です。これにより、資産の適切な使用とセキュリティリスクの低減、そしてコスト削減が可能になります。

IT資産管理の最初のステップは、資産の選定と調達です。
この段階では、必要な機器やソフトウェアを適切に選定し、無駄な資産を購入しないようにすることが重要で、ポイントは、業務内容に適したスペックや機能を持つIT資産を選定し、コスト効率を最大限に高めることです。

次に、キッティングと導入のフェーズに進みます。
この段階では、新規に調達した資産の初期設定や、既存システムへの組み込みを行います。例えば、PCのキッティング（初期設定）作業では、OSのインストールや必要なアプリケーションの設定が行われます。これらのプロセスを標準化することで、作業効率を向上させ、導入コストを削減することが可能です。また、セキュリティポリシーに従った初期設定を行うことで、導入時点からセキュリティリスクを最小限に抑えることができます。

そして、運用と保守のフェーズでは、IT資産の正常な稼働を維持し、定期的なメンテナンスや障害対応を行います。特に重要なのは、ソフトウェアのアップデートやセキュリティパッチの適用を適時に実施することです。これにより、セキュリティ脆弱性を防ぎ、サイバー攻撃から資産を守ることができます。
万一、障害が発生した際には、迅速な対応が求められますが、そこでダウンタイムを最小限に抑えることが企業全体の生産性に直結します。

最後の廃棄フェーズには、使用期限が過ぎたIT資産を適切に廃棄するプロセスが含まれます。
ここで重要な点は、廃棄時にデバイスに残存するデータを完全に消去し、情報漏洩を防ぐことです。適切なデータ消去が行われていないと、廃棄された機器から情報漏洩が発生するリスクが残り、企業の信頼を損なう結果となりかねません。
これらの業務フローを効果的に管理するためには、プロセスの標準化や自動化が必要ですが、すべてを社内で管理することが困難な場合には、「IT資産管理アウトソーシング」の導入が有効だと考えられます。
アウトソーシングを活用することで、各フェーズにおける専門的な知識や経験が不足している企業でも、効率的かつ安全なIT資産管理が可能になります。

4. IT資産管理アウトソーシングのメリット

IT資産管理には専門的な知識や経験が必要な業務が多く含まれます。ソフトウェアライセンスの管理、セキュリティ対策、デバイスのアップデートなど、専門性の高い作業は、社内リソースだけで対応するのが難しい場合があります。こうした業務を専門のアウトソーシング業者に委託することで、より効率的かつ確実な管理が可能となります。
IT資産管理を外部に委託する「アウトソーシング」における多くのメリットを以下に挙げていきます。

1. コスト削減

アウトソーシングの最大のメリットの一つが、コスト削減です。
IT資産管理には、資産の購入やライセンスの管理、メンテナンスなど、膨大なコストがかかります。社内でこれを管理する場合、情シス部門に、ノウハウを持った専任の担当者を雇用するか、知識を獲得するためのトレーニングや最新技術をキャッチアップするための学習を継続して行う必要があり、運用コストは増加します。しかし、IT資産管理をアウトソーシングすれば、これらのコストを削減することが可能です。
多くの場合、アウトソーシングサービスの提供者は、IT資産管理に関する最新の技術やノウハウを持っています。外部の専門家に任せることで、情シス部門のコスト最適化やIT資産の効率的な管理が期待できます。

2. 社内リソースの最適化

IT資産管理をアウトソーシングすることで、社内リソースを最適化し、情シス担当者が本来注力すべき業務に集中することが可能になります。
特に、IT部門の人員が限られている企業や専任の担当者が不在の企業では、通常の業務に加えてIT資産管理も兼務し、大きな負担を抱えていることもあります。このようなケースでは、IT資産管理業務を外部に委託することで、社内の人員がコア業務に専念でき、結果的に業務効率が向上します。
アウトソーシングは、限られたリソースを最大限に活用し、企業全体の生産性を向上させる効果があります。例えば、情シス担当者が社内システムの開発やDX推進など、ビジネスに直結する活動に時間を割けるようになり、企業の成長や競争力強化にもつながるでしょう。

3. セキュリティリスクの低減

IT資産には、企業の重要な情報や機密データが含まれています。そのため、セキュリティ対策が不十分だと、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクが高まります。ここで、最新のセキュリティ技術や知識を持つ専門家にアウトソーシングをし、IT資産管理を対応してもらうことで、セキュリティリスクを大幅に低減できます。
セキュリティパッチの適用やウイルス対策、データの管理・保守などが確実に実施されることで、外部からの攻撃や内部不正による情報漏洩を防ぐことが可能です。また、アウトソーシング業者はセキュリティ監視や障害対応の体制を整えているため、万一の際の迅速な対応も期待できるでしょう。

4. コンプライアンス遵守の強化

IT資産管理の重要な役割の一つに、コンプライアンス遵守があります。
ソフトウェアのライセンス管理が適切に行われないと、契約違反や法的トラブルが発生する可能性があります。例えば、ライセンス契約数を超えてソフトウェアが使用されている場合、企業に対して多額の罰金やペナルティが科せられることがあります。
アウトソーシングを活用した場合、専門家がライセンスの使用状況をもれなく監視し、契約内容に準じた運用が行われるよう管理します。また、ライセンスの更新や契約変更時にも、適切な対応が迅速に行われることで、コンプライアンス違反を防ぐことができるでしょう。その結果、企業の法的リスクを回避し、ビジネスにおける信頼性を高めることができると考えます。

5. 最新技術や管理ツールの導入が可能

IT資産管理を社内で行う場合、最新の管理ツールや技術に追いつくのが難しいことがあります。特に技術の進化が速いIT分野では、セキュリティ技術や管理ソフトウェアも日々進化しています。これに対応するには、新しいツールの導入や情シス担当者のトレーニングが必要ですが、これには時間とコストがかかります。
一方で、アウトソーシングを利用する場合、専門業者は常に最新の技術を取り入れてサービスを提供しているか、有用な管理ツールの導入を支援しIT資産管理の代行や伴走を行います。これにより、企業は自社で技術を追いかける必要がなく、最新の技術を活用した高品質なIT資産管理を実現できます。

5. IT資産管理代行サービスの選び方

IT資産管理代行サービス/アウトソーシング先を選定する際には、いくつか確認すべきポイントがあります。
IT資産管理は単に資産を管理するだけでなく、コストの最適化、セキュリティリスクの低減、コンプライアンス遵守など、企業の経営に直結する重要な役割を果たします。これを踏まえて、アウトソーシング先を選定する際に確認すべき点を挙げていきます。

1. サービスの対象範囲を確認

初めに確認すべきポイントは、サービスの対象範囲です。IT資産管理には、ハードウェアやソフトウェアの管理、ライセンス管理、セキュリティ対策など、多岐にわたる業務が含まれます。これらの業務が全てカバーされているか、もしくは必要な部分に対応しているかを確認しましょう。
ハードウェアだけでなく、ソフトウェアのライセンス管理や契約更新、サポート切れの機器のリプレイスまで対応しているサービスが理想的です。例えば、LCM（Life Cycle Management）サービスを提供している業者は、IT資産の調達から廃棄までのライフサイクル全般をサポートしているため、トータルでの管理を任せることができます。

2. セキュリティ基準の確認

IT資産には、企業の機密情報や顧客データが含まれるため、セキュリティ対策が万全であることが重要です。したがって、代行サービスやアウトソーシング先を選ぶ際には、セキュリティ基準を満たしているかどうかを確認しましょう。具体的には、ISO/IEC 27001などの国際的な情報セキュリティ認証を取得しているか、プライバシーマーク（Pマーク）を取得しているかを確認することを推奨します。セキュリティに対する業者の姿勢や実績を確認することで、安心して業務を任せることができます。

3. サポート体制の充実度

IT資産管理は、企業の運用に欠かせない重要な業務であり、トラブルが発生した際には迅速な対応が求められます。そのため、委託業者のサポート体制がどれだけ充実しているかも、選定の際の重要なポイントです。
24時間365日対応しているか、障害が発生した際の対応スピード、サポート内容などを事前に確認しておくことが大切です。また、サポート範囲がどこまでカバーされているか、定期的な報告やコンサルティングが含まれているかも確認しましょう。特に、資産の状態を定期的にチェックし、アップデートやメンテナンスのタイミングを事前に知らせてくれるサービスがあれば、長期的な管理の安心感が期待できます。

4. コストと価値のバランス

コスト面も重要な選定基準です。アウトソーシングのメリットとしてコスト削減が期待されますが、一方で、価格だけで判断せず、提供される価値を見極めることが大切です。ランニングコスト、追加オプションの費用、トラブル対応費用など、トータルでのコストをしっかりと把握しましょう。
また、コストが安価であっても、提供されるサービスの質が低ければ、結果的にトラブル対応に時間がかかるなど、逆にコストがかさむこともあります。価格と提供されるサービス内容のバランスを考慮し、長期的なパートナーシップを築ける業者を選定することが重要ではないでしょうか。

6. IT資産管理の未来とDX推進との関係

現代のビジネス環境では、IT資産管理が単に資産の管理に留まらず、デジタルトランスフォーメーション（DX）との関連性が強まっています。DX推進は、多くの企業がクリアしたい課題ですが、IT資産管理を効果的に活用することで、その推進がスムーズになるという側面を挙げていきます。

1. IT資産管理とDXの関連性

まず、DX推進においてIT資産の効率的な管理は不可欠です。DXを成功させるためには、業務プロセスのデジタル化や、AIやビッグデータなどの最新技術の導入が必要です。その際、企業が所有するハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク機器などのIT資産は、最新の状態で稼働していることが望ましいです。
例えば、古いハードウェアやソフトウェアを使用し続けていると、DX推進における新技術との互換性が問題となり、導入に支障をきたす可能性があります。また、DX推進のために必要な新しいソリューションやプラットフォームを導入する際にも、既存のIT資産との連携を考慮する必要があります。適切なIT資産管理が行われていれば、既存のインフラとの互換性や稼働状況を把握した上で、最適な新技術を導入することが可能となり、DXの推進がスムーズに進むでしょう。

2. クラウドとIT資産管理の融合

DX推進の一環として、クラウドコンピューティングの導入が進んでいます。企業が自社のサーバーやデータセンターを運用する代わりに、クラウドサービスを活用する（クラウドへ移行する）ことで、IT資産管理の一部を外部に委託することが可能になります。このクラウドへの移行は、IT資産の管理を大きく変革し、運用の効率化とコスト削減を実現します。
例えば、クラウド上で運用されるアプリケーションやデータベースは、物理的なハードウェアを必要としないため、企業はサーバーやストレージデバイスのメンテナンスにかかるコストや時間を大幅に削減できます。また、クラウドサービスのプロバイダーが提供するセキュリティパッチやソフトウェアアップデートによって、常に最新のセキュリティ対策が施されるため、セキュリティリスクの低減にも寄与します。
クラウドを利用することで、リモートワークやモバイルデバイスの普及にも対応しやすくなります。従業員は、どこにいても企業のIT資産にアクセスでき、効率的に業務を進めることが可能です。IT資産管理においても、クラウドの活用により、管理の簡素化やリモート管理が実現し、業務全体の効率が向上すると思います。

3. AIと自動化によるIT資産管理の未来

AI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）といった自動化技術も、IT資産管理に大きな影響を与えそうです。これらの技術を導入することで、資産管理のプロセスが自動化され、人手による管理の負担を軽減することが可能かもしれません。
具体的には、AIを活用してIT資産の使用状況をリアルタイムで監視し、異常が発生した場合には自動的にアラートを発報したり、予防的なメンテナンスを実行することもできるようになるかもしれません。

RPAを利用すれば、ライセンスの更新や資産の稼働状況レポート作成といったルーチン業務を自動化でき、これにより情シス担当者がより付加価値の高い業務に集中することができます。例えば、複数のソフトウェアライセンスの管理を一元的に行い、期限が近づいた際には自動的に更新を行うシステムを構築することで、ライセンス違反のリスクを低減する、などです。
さらに、AIを活用して資産管理データを解析することで、資産の効果的な使用方法や、不要な資産の削減方法を提案させることが可能かもしれません。これにより、企業はコストを削減しながら、最適な資産管理体制を構築することができます。AIや自動化技術は、IT資産管理の未来も大きく変える要素となっており、アウトソーシング先によるコンサルティングも期待できます。

4. DX推進に向けたIT資産管理の役割

DX推進は、単なる技術導入ではなく、企業全体のビジネスプロセスや業務フローを変革する取り組みです。その成功には、IT資産が効果的に活用されているかどうかも重要な要素と考えられ、適切なIT資産管理による、資産の適切な利用やコスト管理、セキュリティリスクの低減は、DX推進を支える基盤となります。適切なIT資産管理が行われていれば、既存資産の状態や使用状況を把握した上で、最適な投資判断が可能になります。
さらに、IT資産管理を通じて得られるデータを活用することで、業務プロセスの改善や効率化にも貢献できます。例えば、資産の稼働率やメンテナンス履歴を基に、業務のボトルネックを特定し、改善策を講じることで、業務全体のパフォーマンス向上が期待できます。

クロス・ヘッドによる「情シスBPO・情シス外注」無料相談のご案内

DX推進が急務となっている現代において、適切なIT資産管理は企業の成長を支える重要な要素です。
アウトソーシングを通じてセキュリティリスクを低減し、コンプライアンス遵守を徹底することが、長期的なビジネスの成功に寄与すると考えられ、IT資産管理を効率化することで、社内の業務プロセス全体が改善され、企業全体の競争力も向上するのではないでしょうか。

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