「情シスSAMURAI」
CaseStudy

「ひとり情シス」とは、企業の情報システムを一人で管理・運用する担当者のことです。システムの運用、保守、トラブル対応から、セキュリティ対策、さらには新技術の導入まで、幅広い業務を一人でこなすことが求められます。大企業であればチームで分担するような業務を一人で担うため、相当な負担がかかります。

さらに、企業としては、この一人の担当者が不在の時でも、円滑な業務運営を継続し、企業全体のITインフラも安定させなければなりません。

情シス部門は、システムの設計からメンテナンスまで幅広い業務を担当します。その役割や仕事内容は多岐にわたりますが、以下に一般的なものをいくつか挙げます。

• システム管理と保守：社内ネットワークやデータベースの管理、セキュリティの確保、システムの障害対応など
• 技術サポート：社内のユーザーに対する技術的なサポートやトレーニング
• 戦略立案と導入：新しいテクノロジーの導入による効率化や業務改善、ビジネスニーズに基づいたシステムの仕様検討
• 予算管理：社内のIT関連予算策定と予実管理

これらの役割は、社内の情報システム部門が1人の担当者で構成されていても、その担当者はリソースを効果的に管理し、事業目標達成に向けてバランスを取る必要があります。

しかし、ここで"ひとり情シス"が直面する課題があります。

技術の急速な進化にキャッチアップし続けること、属人的になってしまった業務の過負荷、そして、その唯一の情シス担当者が退職した場合の引き継ぎの問題など、ひとり情シスが抱える課題は多岐にわたります。

主な課題

ひとり情シスが増加している背景には、企業のIT予算削減やリソースの最適化が大きな要因として挙げられます。
特に中小企業では、限られた予算内でIT運用を維持するため、情シス担当者を一人に絞るケースが増えています。経費の削減が図れる一方で、ひとり情シス担当者に多くの業務が集中することになります。

また、ITの進化により、システム管理やセキュリティ対策の重要性が高まっているにもかかわらず、専門的な知識を持つ人材の確保が困難であることも、ひとり情シスの増加に拍車をかけています。さらに、近年のリモートワークの普及やクラウドサービスの進展に伴い、企業のITインフラが複雑化し、多様なスキルセットが求められるようになっています。

このような状況下で、ひとり情シスが担当する業務範囲が広がり、結果として一人の担当者に多くの責任が集中することとなっています。

ひとり情シスの体制は、業務の属人化を招き、多くのリスクを孕む可能性があります。

まず、特定の担当者(ひとり情シス)に知識やスキルが集中するため、その担当者が休暇や病気で不在となった場合や、退職した際に業務が滞るリスクが高まります。特に中小企業では、代替要員を確保することが難しく、業務の継続性が損なわれる事態になりかねません。

また、特定の担当者(ひとり情シス)に依存することで、業務の効率化や問題解決のスピードが低下することがあります。そのひとり情シスの単一の視点に頼ることで、新技術の導入やセキュリティ対策が偏り、企業全体のIT戦略が歪むリスクも存在します。

このようなリスクを軽減するためには、業務の分散化と知識の共有が重要です。

情シス部門において、業務が属人化してしまった担当者やひとり情シス担当者が退職すると、企業の社内IT環境や事業推進、またはBCP(事業継続計画)に大きな影響を与える可能性があります。

そのため、情シス担当者の引き継ぎプロセスや、情シス業務の代行や外注先を策定しておくことが必要だと考えます。

引き継ぎプロセスと情シス部門のアウトソーシングに備えるためのポイント

• ドキュメントの整理:システム設計、ネットワーク構成、パスワード情報など、重要な情報を文書化する。
• トレーニングとナレッジ共有:退職前に、新たな情シス担当者や他の社内関係者に必要なトレーニングやナレッジ共有を実施する。
• 外部のサポート活用:予め、アウトソーシング先やコンサルタントのサポートを利用し、引き継ぎプロセスを補完する。

情シス代行サービスや情シスアウトソーシングのベネフィット

• 専門知識の活用:特定の分野に特化した専門家の知識と経験を活用できる。
• コスト削減:フルタイムの従業員を雇うよりもコストを削減できるケースもある。
• 柔軟性と拡張性:プロジェクトごとに必要なリソースを調達しやすく、業務の拡張や縮小に柔軟に対応できる。

課題を抱えた情シス部門やひとり情シス担当者が全ての業務をこなすことは困難な場合があります。そのため、アウトソーシングは重要な戦略の1つとなると考えます。