「情シスSAMURAI」
CaseStudy

＜ひとり情シスとは？＞

「ひとり情シス」とは、企業の情報システムを一人で管理・運用する担当者のことです。システムの運用、保守、トラブル対応から、セキュリティ対策、さらには新技術の導入まで、幅広い業務を一人でこなすことが求められます。大企業であればチームで分担するような業務を一人で担うため、相当な負担がかかります。
さらに、企業としては、この一人の担当者が不在の時でも、円滑な業務運営を継続し、企業全体のITインフラも安定させなければなりません。

＜ひとり情シスの課題＞

情シス部門は、システムの設計からメンテナンスまで幅広い業務を担当します。その役割や仕事内容は多岐にわたりますが、以下に一般的なものをいくつか挙げます。

システム管理と保守：社内ネットワークやデータベースの管理、セキュリティの確保、システムの障害対応など。
技術サポート　：社内のユーザーに対する技術的なサポートやトレーニング。
戦略立案と導入：新しいテクノロジーの導入による効率化や業務改善、ビジネスニーズに基づいたシステムの仕様検討。
予算管理： 社内のIT関連予算策定と予実管理。

これらの役割は、社内の情報システム部門が1人の担当者で構成されていても、その担当者はリソースを効果的に管理し、事業目標達成に向けてバランスを取る必要があります。
しかし、ここで“ひとり情シス”が直面する課題があります。
技術の急速な進化にキャッチアップし続けること、属人的になってしまった業務の過負荷、そして、その唯一の情シス担当者が退職した場合の引き継ぎの問題など、ひとり情シスが抱える課題は多岐にわたります。

以下に主な課題を挙げてみましょう。
【過重労働】
ルーティンワークに加え、システム運用やトラブル対応に時間を取られ、休む暇がない。
新しいプロジェクトが始まると、さらに業務量が増加する。
【リソース不足】
一人で全ての業務をこなすため、リソースが限られている。
緊急対応が重なると、通常業務が滞る事態にも陥る。
【幅広いスキルの習得】
常に最新技術を学ぶ必要があり、幅広い知識とスキルが求められる。
セキュリティ、ネットワーク、サーバー管理など、多岐にわたるスキルセットを維持しなければならない。

＜ひとり情シスが増加する背景＞

ひとり情シスが増加している背景には、企業のIT予算削減やリソースの最適化が大きな要因として挙げられます。特に中小企業では、限られた予算内でIT運用を維持するため、情シス担当者を一人に絞るケースが増えています。経費の削減が図れる一方で、ひとり情シス担当者に多くの業務が集中することになります。

また、ITの進化により、システム管理やセキュリティ対策の重要性が高まっているにもかかわらず、専門的な知識を持つ人材の確保が困難であることも、ひとり情シスの増加に拍車をかけています。さらに、近年のリモートワークの普及やクラウドサービスの進展に伴い、企業のITインフラが複雑化し、多様なスキルセットが求められるようになっています。
このような状況下で、ひとり情シスが担当する業務範囲が広がり、結果として一人の担当者に多くの責任が集中することとなっています。

＜ひとり情シスにより業務が属人化することで孕むリスク＞

ひとり情シスの体制は、業務の属人化を招き、多くのリスクを孕む可能性があります。
まず、特定の担当者（ひとり情シス）に知識やスキルが集中するため、その担当者が休暇や病気で不在となった場合や、退職した際に業務が滞るリスクが高まります。特に中小企業では、代替要員を確保することが難しく、業務の継続性が損なわれる事態になりかねません。
また、特定の担当者（ひとり情シス）に依存することで、業務の効率化や問題解決のスピードが低下することがあります。そのひとり情シスの単一の視点に頼ることで、新技術の導入やセキュリティ対策が偏り、企業全体のIT戦略が歪むリスクも存在します。
このようなリスクを軽減するためには、業務の分散化と知識の共有が重要です。

＜ひとり情シスの退職・転職対策を成功させた事例＞

妊娠・出産・育児、及び服薬、健康管理に関する分野でスマートフォンアプリを提供し社会課題の解決に取り組む企業、同社の陣痛間隔計測アプリ「陣痛きたかも」は、 出生率に対して90%を超えるダウンロード数となっています。この企業は、情報システム担当者が一人しかいない・知識や経験が一人に集中している「ひとり情シス」の状態でした。

ひとり情シスの退職で直面した課題

IT運用の不安：「ひとり情シス」であった担当者の退職で、システムの安定運用ができなくなるのではないか。
後任者育成のハードル：短期間で後任者の配置や引き継ぎをする（後任者を育成する）のは難しい。

選択したソリューション

業務量としてはひとり情シスで賄えていたものの、今後も経験に長けた社員一人に頼り、情シス業務を属人化していると、 欠員によって安定的に業務維持ができなくなるリスクや短期間の引き継ぎリスクが発生するかもしれない、という課題も顕在化したため、採用よりも外部へ情報システム全般のアウトソーシングを選択されました。

比較検討の過程

アウトソーシング先として3つの候補があり、
・リモートでの対応に加え、現地でのPCキッティングなどをオンサイト対応できた点。
・比較検討で金額を見積もった際、クロス・ヘッドがリーズナブルかつ臨機応変に相談できそうだったこと。
を理由に、同社はクロス・ヘッドの「情シスSAMURAI」を導入しました。

導入内容：ITコンサルの利用と、オンサイト/リモート併用での業務支援。
　　　　　　（半日×週2回オンサイト＋平日リモート対応）

アウトソーシングで達成できたこと

・属人化や引き継ぎリスクの軽減
・システムの安定稼働
・IT資産管理の効率化、等
・今後は事業拡大に伴いセキュリティのレベルアップを推進していきたい。

同社の、「ひとり情シスの退職」によるリスクを最小限に抑え、システム運用の安定化と業務効率の向上を実現した事例は、 ひとり情シスの企業が直面する課題を解決するためのベストプラクティスとして参考にしていただければと思います。同社の詳しいインタビューはこちらをご覧ください。

＜効果的な情シスのアウトソーシング＞

情シス部門において、業務が属人化してしまった担当者やひとり情シス担当者が退職すると、企業の社内IT環境や事業推進、またはBCP（事業継続計画）に大きな影響を与える可能性があります。
そのため、情シス担当者の引き継ぎプロセスや、情シス業務の代行や外注先を策定しておくことが必要だと考えます。

以下は、引き継ぎプロセスのスムーズな進行や情シス部門のアウトソーシングに備えるため際のポイントです。
　ドキュメントの整理：システム設計、ネットワーク構成、パスワード情報など、重要な情報を文書化する。
　トレーニングとナレッジ共有：退職前に、新たな情シス担当者や他の社内関係者に必要なトレーニングやナレッジ共有を実施する。
　外部のサポート活用：予め、アウトソーシング先やコンサルタントのサポートを利用し、引き継ぎプロセスを補完する。

〜情シス代行サービスや情シスアウトソーシングのベネフィット〜
・専門知識の活用：特定の分野に特化した専門家の知識と経験を活用できる。
・コスト削減：フルタイムの従業員を雇うよりもコストを削減できるケースもある。
・柔軟性と拡張性：プロジェクトごとに必要なリソースを調達しやすく、業務の拡張や縮小に柔軟に対応できる。

課題を抱えた情シス部門やひとり情シス担当者が全ての業務をこなすことは困難な場合があります。そのため、アウトソーシングは重要な戦略の1つとなると考えます。

〜ひとり情シスの効果的な引き継ぎや情シス部門のアウトソーシングを検討中のみなさまへ〜

近年、企業における情報システム部門（情シス）の役割はますます重要になっています。しかし、急速に進歩するテクノロジーやセキュリティ対策へのキャッチアップ不十分なケースや、中小企業では情シス部門の属人化やIT関連業務をひとりの担当者が全て担っているという課題も見受けられます。

クロス・ヘッドの『情シスSAMURAI』は、
・ひとり情シス課題や情シス担当者の属人化課題へのご支援
・持続可能な業務遂行を情シス部門が支援するためのコンサルティング
・情シス担当者退職発生時の引き継ぎ先とアウトソーシング
などをソリューションとして提供しています。
このソリューションを通じて、企業の情シス部門における技術革新を実現し、本業の競争力を高めることを迅速に支援いたします。