前回の記事では、kintoneのAI機能のひとつである「プロセス管理設定AI」についてご紹介しました。
プロセス管理設定AIは、実現したい申請・承認フローをチャット形式で伝えることで、AIがステータスやアクション、作業者などの設定案を提案する機能です。
プロセス管理の設定作業を効率化し、ワークフロー構築のたたき台作成を支援する機能として活用が期待されています。
今回ご紹介する「スレッド要約AI」は、kintoneのスレッドに投稿されたコメントをAIが自動で要約する機能です。
スレッド内の議論の流れや重要なポイントを短時間で把握できるため、過去の経緯を効率的にキャッチアップする際の支援機能としても活用が期待されています。
本記事では、スレッド要約AIの概要や利用条件、設定方法、実際の要約イメージに加え、導入時に押さえておきたい注意点を交えながら、業務でどのように活用できるのかをご紹介します。
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目次
スレッド要約AIとは？
ここでは、kintoneのスレッド要約AIの概要や解決できる課題、できること・できないことについてご紹介します。
どのような課題を解決できるのか
kintoneのスレッドは、業務に関するやり取りを時系列で蓄積できる機能です。
一方で、案件の進行やトラブル対応などでコメント数が増えると、過去のやり取りを確認するために一定の時間を要する場合があります。
例えば、次のような課題を感じたことはないでしょうか。
- プロジェクトに途中から参加したため過去の経緯が分からない
- コメント数が多く、重要な内容を探すのに時間がかかる
- 引き継ぎ時に過去のやり取りを読み返す負担が大きい
- 議論の結論や決定事項が把握しづらい
スレッド要約AIでは、スレッド内のコメントから重要なポイントや結論を抽出した要約を生成できます。
要約結果を確認することで、過去の議論内容を把握しやすくなる可能性があります。
スレッド要約AIでできること
スレッド要約AIでは、スペースのスレッドに投稿されたコメントをAIが要約できます。
要約の対象が2種類あり、目的に応じて使い分けることが可能です。
スレッド全体を要約する
スレッドに投稿されたコメント全体を対象に要約を生成できます。
スレッド全体の結論や、議論の大まかな流れを確認したい場合に活用できるでしょう。
例えば、多くのメンバーが参加しているプロジェクトのスレッドや、長期間にわたってやり取りが続いているスレッドでも、要約結果を確認することで議論の概要を把握しやすくなる可能性があります。
投稿コメントと返信コメントごとに要約する
投稿されたコメントと、その返信コメントをひとまとまりとして要約することもできます。
返信が増えた話題について、どんな意見が出て、どのように議論が進んだのかを整理したいときに役立ちそうです。
スレッド内で複数の話題が並行して進んでいる場合でも、投稿ごとに要約を生成できるため、確認したいトピックに絞って内容を振り返る際の選択肢となるでしょう。
スレッド要約AIだけでは対応しにくいこと
スレッド要約AIは便利な一方で、生成された要約結果のみで業務を進めることが適していないケースも考えられます。
例えば、社内独自の用語や略語、プロジェクト固有の表現が多く含まれるスレッドでは、要約結果だけでは意図や背景が十分に伝わらない場合があります。
また、重要な案件や顧客対応、障害対応などでは、要約結果だけでなく元のコメントもあわせて確認した方がよい場面もあるでしょう。
スレッド要約AIで生成された要約結果を参考にしながら、必要に応じて原文も確認するといった使い方が考えられます。
スレッド・投稿・レコードコメントの違い
ここでは、スレッド要約AIを利用する前に、要約対象となるスレッドやコメントの違いについて整理します。
スレッド全体の要約
スレッド全体の要約は、スレッド内の投稿コメント全体を対象にします。
コメント数が増えているスレッドでも、投稿内容全体をまとめて要約できるため、様々な場面で活用を検討できるでしょう。
例えば、次のような場面が考えられます。
- 久しぶりにスレッドを開き、全体の現在地を知りたい
- 新メンバーに、これまでの議論の流れを短時間で伝えたい
- 会議前に、案件やプロジェクトの経緯をざっと確認したい
一方で、スレッドのタイトルや本文、添付ファイルは要約対象に含まれません。
スレッド作成時に記載した目的や添付資料の内容が重要な場合は、要約結果だけでは十分に把握できない可能性があります。
投稿されたコメントと返信コメントごとの要約
投稿されたコメントと返信コメントごとの要約は、特定の投稿とその返信コメントを対象にします。
1つのスレッドの中で複数の話題が並行して進んでいる場合には、スレッド全体ではなく、特定のテーマだけを確認したいケースもあるでしょう。
例えば、案件スレッドの中で「見積条件」「納期調整」「社内承認」が同時に進んでいる場合、スレッド全体の要約だけでは論点が混ざりやすくなります。
そのような場合は、気になる投稿に対してコメント要約を利用することで、その話題に関するやり取りを確認しやすくなると考えられます。
返信が多いスレッドでは「全体要約 → 気になる投稿だけコメント要約 → 原文確認」という流れで確認する方法も考えられるでしょう。
レコードコメントや議事録の要約との違い
レコードコメントは、アプリ内の1レコードに紐づいて行うやり取りです。問い合わせ対応や案件の応対メモ、承認時の補足などで利用されることがあります。
一方、スレッドは日々の情報共有や意見交換の場として利用されることが多く、議事録は会議内容や決定事項を記録する目的で作成されるケースがあります。
そのため、確認したい情報や運用方法によって、次のように考えると整理しやすいでしょう。
- スレッド全体の経緯や議論の流れを確認したい場合は「スレッド全体の要約」
- 特定の話題について確認したい場合は「投稿と返信コメントごとの要約」
- 1件ごとの対応経緯を確認したい場合は「レコードコメント」
- 会議の正式な記録や決定事項を確認したい場合は「議事録」
確認したい情報や利用シーンに応じて使い分けることがポイントになってくるのではないでしょうか。
先に確認：利用条件と前提
スレッド要約AIは、管理者による設定や利用条件を満たしている場合に利用できます。
ここでは、実際に利用を開始する前に確認しておきたいポイントをご紹介します。
必要なプラン・契約上の位置づけ
スレッド要約AIを利用するには、まずkintone AIが利用可能な契約であることを確認しましょう。
kintone AI機能はAIクレジット制で提供されており、スレッド要約AIも対象機能のひとつです。
AIクレジットはkintone スタンダードコース、ワイドコース、チーム応援ライセンス、試用環境で利用できます。
まずは自社環境の契約コースを確認し、kintone AIの利用対象になっているかを確認するとよいでしょう。
AIクレジットの消費有無・不足時の挙動
スレッド要約AIを利用すると、AIクレジットを消費します。
1回の利用につき、10クレジットが消費されます。
AIクレジットの利用状況は、kintoneシステム管理画面から確認できます。
組織内で複数のAI機能を利用している場合は、定期的に使用状況を確認しておくとよいでしょう。
なお、AIクレジットの使用量が月間上限に達した場合、その月はkintone AI機能を利用できなくなります。
AIクレジットは毎月月初にリセットされ、翌月への繰り越しはできません。
必要な利用設定
スレッド要約AIを利用するためには、管理者による利用設定が必要です。
まず、kintoneのシステム管理者またはcybozu.com共通管理者が、kintone AIおよびスレッド要約AIを有効化する必要があります。
また、スレッド要約AIの設定は、初期状態だと以下の設定となっています。
- 利用可能なスペース：すべてのスペース
- 利用可能なユーザー：設定なし
そのため、システム管理者がkintone AI管理画面から、スレッド要約AIを利用できるユーザーや組織、グループを設定する必要があります。
利用できない場合は、次の項目を確認してみるとよいでしょう。
- kintone AIが有効化されている
- スレッド要約AIが有効化されている
- 利用対象ユーザーまたは組織に含まれている
- 対象スペースで利用が許可されている
事前に必要な権限を確認しておくことで、設定作業をスムーズに進めやすくなるでしょう。
要約例を紹介｜ビフォーアフター
スレッド要約AIの特徴を理解していても、実際にどのような要約が生成されるのかイメージしづらい方もいるかもしれません。
ここでは、案件管理やトラブル対応を例に、要約前と要約後のイメージをご紹介します。
案件管理のスレッド要約例
案件管理では、顧客との調整や社内確認が積み重なり、スレッドが長くなっていくことがあります。
コメント数が増えているスレッドでは、要約結果を確認することで、現在どのような状況なのかを把握しやすくなる可能性があります。
（案件管理スレッドの要約イメージ）
トラブル対応の要約例
障害対応や問い合わせ対応では、多くの関係者が短時間にコメントを投稿することがあります。
振り返りの際には、長いスレッドをすべて読み返す前に要約結果を確認する使い方も考えられるでしょう。
（トラブル対応スレッドの要約イメージ）
要約の精度を確認する方法
スレッド要約AIを利用する際は、要約結果だけで判断するのではなく、必要に応じて原文も確認することをおすすめします。
例えば、次のような流れで確認するとよいでしょう。
- 要約結果を確認する
- 気になる内容や重要な内容を見つける
- 該当するコメントを原文で確認する
- 最終的な内容を把握する
特に、顧客対応やトラブル対応のような重要な内容を含む場合には、要約結果とあわせて原文も確認した方がよいかもしれません。
スレッド要約AIは「原文を読まなくてもよくなる機能」として考えるのではなく、どこを確認すればよいかを把握するための入口として活用するのがよいでしょう。
スレッド要約AIの使い方
ここでは、スレッド要約AIを利用するための設定方法と操作手順をご紹介します。
管理者と利用者で操作内容が異なるため、それぞれの手順を順番に確認していきましょう。
管理者の操作手順
スレッド要約AIを利用するには、あらかじめシステム管理者による設定が必要です。
利用できるスペースやユーザーを設定することで、対象ユーザーがスレッド要約AIを利用できるようになります。
kintone AIとスレッド要約AIを有効化する
まずはkintone AIおよびスレッド要約AIを利用できる状態にします。
kintoneのシステム管理者またはcybozu.com共通管理者が、kintone AIを有効化し、スレッド要約AIの利用を許可する必要があります。
（kintone AIの設定画面）
利用できるスペースとユーザーを指定する
「AI機能一覧」からスレッド要約AIの[設定]をクリックします。
[追加する]をクリックし、スレッド要約AIの利用を許可するスペースを選択します。ゲストスペースは選択できません。対象となるユーザー、組織、またはグループを指定します。
この設定を行うことで、指定したスペースとユーザーでスレッド要約AIを利用できるようになります。
（スレッド要約AIの設定画面）
ユーザー側の操作手順
管理者による設定が完了している場合、ユーザーはスペース内のスレッドからスレッド要約AIを利用できます。
スレッド全体を要約する場合
対象のスレッドを開き、[スレッドを要約]ボタンをクリックします。
AIがスレッド内の投稿コメント全体を対象に要約を生成します。
[回答をコピー]ボタンから要約内容のコピーが可能です。
投稿コメントと返信コメントを要約する場合
要約したい投稿コメントの操作メニューから要約を実行します。
投稿と、それに紐づく返信コメントを対象とした要約を確認できます。
[回答をコピー]ボタンから要約内容のコピーが可能です。
このように、長いスレッドを確認する際には、まず要約結果を確認し、その後に気になる箇所の原文を読み返すといった使い方がおすすめです。
利用時の注意事項
スレッド要約AIを利用する際は、要約対象や利用条件についても確認しておきましょう。
スレッド要約AIは、ゲストスペースのスレッドでは利用できません。
社外ユーザーとのやり取りをゲストスペースで運用している場合は注意が必要になります。
また、スレッドのタイトルや本文、添付ファイルは要約対象に含まれません。
スレッド作成時の説明文や添付資料に重要な情報が含まれている場合、要約結果だけでなく、それらの内容もあわせて確認することをおすすめします。
標準機能で対応できるケース
ここでは、スレッド要約AIの標準機能で対応しやすいケースと、別の方法を検討した方がよいケースについてご紹介します。
標準機能が向いているケース
スレッド要約AIは、スペースのスレッドに投稿されたコメントを手軽に要約したい場合に利用しやすい機能です。
例えば、次のような場面では、標準機能だけでも十分に活用できる可能性があります。
- 長いスレッドの内容を効率的に確認したい
- 新しく参加したメンバーのキャッチアップを支援したい
- トラブル対応の経緯を把握したい
- まずは標準機能で運用を始めたい
別の方法を検討した方がよいケース
一方で、利用目的によってはスレッド要約AIだけでは対応しにくい場合も考えられます。
例えば、以下の要件がある場合は、プラグインや外部サービスなどを検討するケースもあるでしょう。
- レコードコメントを要約したい
- 要約結果を独自フォーマットで出力したい
- 別システムへ自動連携したい
- 社内独自の業務フローへ組み込みたい
業務別の活用シーン
ここでは、実際の業務を想定しながら、どのような場面で活用できるのかをご紹介します。
案件管理
案件管理では、顧客からの要望や仕様変更、見積調整、スケジュール変更など、多くのやり取りが発生する場合があります。
案件期間が長くなるほどコメント数も増えていくため、途中から内容を確認する際に過去の経緯を遡る負担が大きくなることもあるでしょう。
スレッド要約AIを利用することで、案件の状況や議論の流れを把握しやすくなる可能性があります。
例えば、案件担当者が休暇から復帰した際や、新たなメンバーが参加した際の状況確認などで活用が考えられます。
顧客対応・問い合わせ管理
問い合わせ対応では、顧客とのやり取りや社内確認の内容がスレッド上に蓄積されることがあります。
特に複数の担当者が対応している場合は、過去の経緯や現在の対応状況を把握するためにコメントを遡る場面もあるでしょう。
そのような場合にスレッド要約AIを利用することで、「どのような問い合わせだったのか」「現在どこまで対応が進んでいるのか」といった情報を確認する際の参考情報として活用が考えられます。
また、担当者が不在の場合や別担当者が対応を引き継ぐ場合にも、問い合わせの全体像を確認しやすくなりそうです。
トラブル対応
障害対応やシステムトラブルの発生時には、多くの関係者が短時間で情報を投稿することがあります。
状況確認、原因調査、暫定対応、復旧報告などが次々に投稿されるため、後から内容を確認する際に全体像を把握しづらくなる場合もありそうです。
そのような場面では、スレッド要約AIを利用することで、発生した事象や対応経緯の概要を振り返る際の参考情報として活用が考えられます。
一方で、トラブル対応では原因や対応内容、影響範囲などが重要になる場合もあります。そのため、要約結果だけでなく、原文も確認することが望ましいでしょう。
担当の引き継ぎ
担当者の異動や休職、休暇取得などに伴い、業務の引き継ぎが発生することがあります。
引き継ぎの場面では、担当者が抱えていた案件や対応履歴を短期間で把握する必要がある一方、関連するスレッドが多数存在するケースも考えられます。
そのような場合に要約結果を活用することで、これまでのやり取りの概要を確認しやすくなる可能性があります。引き継ぎ資料とあわせて、状況把握の補助として活用できるのではないでしょうか。
会議前の状況確認
会議前には、案件の進捗状況や直近のやり取りを確認する場面があります。
しかし、会議直前に長いスレッドをすべて読み返すのは難しい場合もあるでしょう。
スレッド要約AIを利用すると、会議前に議論の流れや現在の状況を確認する際の参考情報として利用できる可能性があります。
例えば、定例会議やプロジェクトレビューの前に要約結果を確認し、その後に必要な箇所の原文を読み返すといった使い方も考えられます。
導入時の注意点と失敗例
ここでは、スレッド要約AIを利用する際に確認しておきたい注意点や、運用時に発生する可能性のある失敗例についてご紹介します。
要約だけを読んで原文を確認しない
スレッド要約AIは、スレッド内のコメントを要約できる機能です。
一方で、要約結果は原文を短くまとめた内容であるため、確認したい内容によっては原文もあわせて確認した方がよい場面があるでしょう。
特に、顧客対応や障害対応、重要な案件に関する判断を行う際には、要約結果を参考にしながら原文も確認する運用が考えられます。
専門用語や社内略語を誤解する
業務によっては、社内独自の用語や略語、プロジェクト固有の表現が多く使われる場合があります。
そのようなスレッドでは、要約結果だけでは意図や背景を十分に把握できないケースも考えられます。
導入時には実際のスレッドを使って要約結果を確認し、自社の運用に適しているかを検証してみるとよいでしょう。
利用条件を確認せずに導入する
スレッド要約AIを利用するには、管理者による設定や利用条件の確認が必要です。
また、ゲストスペースでは利用できないことや、スレッドのタイトル・本文・添付ファイルは要約対象に含まれないことなど、事前に把握しておきたい条件もあります。
導入後に想定との違いが発生しないよう、利用対象や対象外の範囲をあらかじめ確認しておくことが望ましいでしょう。
よくある質問
スレッド要約AIはどこで利用できますか？
スレッド要約AIは、スペースのスレッドを対象とした機能です。
利用するためには、管理者による利用設定が必要です。
ゲストスペースでも利用できますか？
いいえ、スレッド要約AIはゲストスペースでは利用できません。
スレッド全体の要約と、投稿ごとの要約は何が違いますか？
スレッド全体の要約は、スレッド内の投稿コメント全体を対象に要約します。
一方、投稿ごとの要約は、特定の投稿とその返信コメントを対象に要約します。
確認したい内容に応じて使い分けることが考えられます。
要約結果だけを見れば原文を確認しなくてもよいですか？
要約結果は、スレッドの内容を短く整理したものです。
特に顧客対応や障害対応、重要な案件に関する内容を確認する際は、必要に応じて原文もあわせて確認するとよい場面があるでしょう。
どのような業務で活用できますか？
案件管理、顧客対応、トラブル対応、担当者の引き継ぎ、会議前の状況確認など、長いコメントのやり取りが発生する場面で活用が考えられます。
実際の運用方法や効果は、利用する業務やスレッドの内容によって異なる場合があります。
まとめ：スレッド要約AIは情報共有を効率化するための選択肢
スレッド要約AIは、スペースのスレッドに投稿されたコメントをAIが要約する機能です。
スレッド全体の要約だけでなく、投稿されたコメントと返信コメントごとの要約にも対応しており、案件管理や顧客対応、トラブル対応、引き継ぎなど、コメントのやり取りが多くなる業務で活用が考えられます。
一方で、要約結果は原文を短く整理したものです。
重要な案件や顧客対応、障害対応などでは、要約結果を参考にしながら、必要に応じて原文も確認することが望ましいでしょう。
今日から始める3ステップ
スレッド要約AIの活用を検討している場合は、まず次の3ステップから始めてみてはいかがでしょうか。
- スレッド要約AIを利用できる条件を確認する
- 実際のスレッドで試してみる
- 自社で活用できる場面を整理する
まずは小さな業務から試してみることで、自社業務との相性や活用イメージもつかみやすくなるかもしれません。
kintone活用をさらに進めるなら
情報共有のルール整備や引き継ぎ運用の見直し、kintone全体の活用促進などを検討している場合は、サイボウズ製品に知見のあるパートナーへ相談する方法も考えられます。
クロス・ヘッドのkintoneソリューションでは、kintoneの導入支援からアプリ開発、運用改善まで幅広くご支援しています。
スレッド要約AIをはじめとするkintone AI機能の活用はもちろん、情報共有の仕組みづくりや定着支援、運用ルールの整備についてもご相談いただけます。
kintoneの活用にお悩みの際は、お気軽にご相談ください。
クロス・ヘッドはサイボウズ社のコンサルティング＆プロダクトパートナーです。
クロス・ヘッドは、サイボウズ社認定のオフィシャルパートナーとして認定されており、2005年以来のサイボウズ社製品の取り扱い実績を有しています。
また、サイボウズが設定しているパートナー評価制度「Cybozu Partner Network Report」にてインテグレーション部門2つ星を5年連続受賞。
豊富な実績をもとに、様々なお客様ニーズにお応えします。弊社以外で導入されたお客様へのサービス提供も可能です。
※クロス・ヘッドはサイボウズ社のオフィシャルパートナーです。
