（写真左から、株式会社CaSy 三谷様、株式会社クロス・ヘッド 杉本、松谷）
情シス人材が不安定かつ、PCセットアップ業務の対応方法や納期が属人化している状況を、情シス体制構築により解消。その結果、コア業務に専念いただけるようになりました。さらに、業務フローの整備とITエンジニアによる専門的なサポートにより業務の効率化を実現いたしました。
三谷様家事代行のオンラインマッチングプラットフォーム「CaSy」を中心として暮らしのサービスを手掛ける企業です。2022年2月に東京証券取引所マザーズ（現グロース）に家事代行事業を中心とした企業として初めて上場しました。家事代行のなかでもメインとなるのがお掃除とお料理の2つです。加えて、専門の器具を使って行うハウスクリーニング、整理整頓を行う整理収納のサービスも提供しています。家事代行をご利用いただくことで、お客様ご自身がやりたいこと…たとえば家族で過ごす時間を持つことやご自身の夢を追いかける時間など、それぞれの方が自分でしかできないことのために時間を使っていただきたいという想いがございます。
三谷様管理部門全体のマネージャーを務めています。経営企画、IR、経理、財務、法務、労務、情シスと、幅広い範囲を管理部門で行っておりますが、部署に所属する従業員は私含め4名と小規模で運用を行っています。従業員数があまり多くないので、バックオフィス業務一つひとつはそう多くないのですが、対応範囲が広いので情シスに割ける時間は限定されてしまいます。
三谷様PCセットアップ業務が属人化していたのが課題でした。以前はPCに詳しいCFOがメインでPCのセットアップを行い、私の前任者がそれを手伝っていたのですが、CFOも当時上場準備も行っていてかなり多忙な状況でした。そんな中、前任者が地方からテレワークすることになり、PCセットアップをはじめとした出社対応が難しくなったことで情シス業務のアウトソースを検討しました。
三谷様前任者に対して本来やるべき業務に集中できるようにしたいという思いが経営層にあったので、元々アウトソースにはとても前向きでした。属人化を解消し安定したオペレーションを実現することや、情シス業務のニーズに当てはまる人材を頑張って採用するコストを考慮すると、むしろアウトソースすべきと感じていたようです。
三谷様他社と比較検討したのですが、決め手となった理由は2つです。一つは、最もコストパフォーマンスが優れていたこと。弊社の情シス業務はあまり多いとは言えないのですが、他社だと業務ボリュームに関わらずひと月いくらという費用提示でした。一方、クロス・ヘッドさんは出社頻度や業務範囲を考慮し、弊社向けに支援内容をカスタマイズしてくださったので、結果的にコストを抑えることができました。もう一つは、弊社とクロス・ヘッドさんのオフィスが距離的に近いので、イレギュラーが発生した時もサポートしてもらいやすいと考えたことです。実際、突発的に従業員の入退社が決まることがあったのですが、Slackなどですぐにコミュニケーションを取っていただいて、翌週にはもう出社して対応してもらえているのでありがたいなと思っています。
杉本従業員の入退社に合わせて月に2、3回ご訪問しています。事前にPCの手配やSaaSアカウントの設定をしておいて、実際のPCセットアップはお伺いした時に実施するようにしています。
三谷様前任者が産休を予定していたのですが、それまでに問題なく引継ぎが完了しました。基本的には前任者とクロス・ヘッドさんとの間でフローを整備していただいていたので、私がフローを全部覚え直したり、前任者に直接相談したりという必要性はありませんでした。
松谷当初はPCの業務のみ巻取っていたのですが、そのあとでスマートフォンや、システムアカウント周りの作業も対応しています。
三谷様喫緊の課題だったPC関連業務をクロス・ヘッドさんにお願いしフローを整備していく中で、情シス業務に対する解像度が上がっていきアカウント関連の業務を追加で依頼しました。
三谷様上場していることもあり、情報セキュリティ上問題がない依頼フローを構築することに注意していました。機密情報が含まれる対応については自分たちで対応し、委託して問題ないところは全部お任せするといった形で、業務フローを整備していきました。
三谷様サービス提供というところに関しては特に問題はありません。質問や相談にはすぐ回答いただけていますし、アウトソースした業務については、ほぼお任せの状態ですね（笑）弊社から相談する内容については「PCの調子が悪い」「ZOOMが映らなくなった」といったリモートワークに関するトラブルが多いです。また、情報セキュリティ監査・内部統制に力を入れているので、直近ですとアカウントや機器の管理リストを作っていく中で見えてきた課題についてご相談しました。
三谷様PC関連のトラブルについては、私自身で色々と頑張ってみて解決する可能性もありますが、そこは情シスのプロであるクロス・ヘッドさんにお願いしています。実際にトラブルの起きているPCを確認しなくても、ユーザーから症状を聞いただけで対処法をご案内していただけるのでスピーディーに解決できてありがたいです。また、以前はPCセットアップやアカウント作成などを従業員の入社までに頑張って間に合わせていたという状況でしたが、今は無理に何かを頑張る必要もなくなり、安定した体制を構築できていると感じます。
三谷様そうですね、だいぶ増えたと思います。機器のセットアップだけのために出社する場合、実際の対応時間もそうですが、たとえばオフィスまでの移動時間やセットアップした機器の発送作業にかかる時間も発生します。こういったノンコア業務を削減できたのは大きいです。フローが整備されたことで、担当者が変わった場合にもオペレーションが安定するという点も良かったです。万が一私が対応できなくなっても対応できる体制というのはありがたいです。
三谷様選定理由のところでもお話しましたが、ITのスペシャリストにサポートしてもらえることを考えると、コストパフォーマンスは優れていると思います。情シス業務だけで言えば、月に3回ほど出社対応してもらえば問題ない業務量ですし、教育コストなども考えると専任担当を一名採用するより良いと考えています。
三谷様今後、会社の規模拡大と共に従業員数が増加することが想定されます。例えば子会社ができたり新しいオフィスが増えたりということもあり得ます。そういった際に情シスの対応工数も増えていくと思うので、効率的なオペレーション体制を構築して最小限の管理コストで対応を継続していきたいと考えています。その際はまたクロス・ヘッドさんにご相談させていただきます。
三谷様弊社のようなベンチャー企業の場合、情シス業務のボリュームはそこまで多くないかと思いますので、事業規模やニーズに合わせて柔軟にサービスを提供できる会社を選ぶことがポイントだと思います。
CaSy様が家事代行で「お客様の時間を創出する」ように、これからも弊社は情シス支援を通じて御社のビジネスを支えてまいります。本日はありがとうございました。
