利便性とセキュリティの両立を図るため、脱PPAPを推進し、safeAttachクラウドサービスを導入。
直観的で操作がしやすいUIとサポートの迅速なフォローにより、想定より2週間も早く導入を完了できました。
K様株式会社イーオンは全国約200校の英会話学校を運営しています。
KDDIグループへの統合後は、ハオ中国語アカデミー、こども英会話専門校アミティーの運営もイーオンが行っています。
社内には教材開発専門の部署があり、日本人に最適化した独自教材を制作しています。教室での対面指導により、きめ細かなフォローができるのも強みです。
K様私はイーオンのデジタル推進本部に所属しており、社内のメールや稟議システムなど、コミュニケーション基盤の導入を担当しています。イーオン全体のITを支える部署として、幅広い領域をカバーしています。
K様現在、イーオンでは社内システムの統合に注力しています。イーオン・ハオ中国語アカデミー・こども英会話専門校アミティ―の3社統合後、さまざまなシステムの基盤がバラバラな状態が続いており、全社的な統一が急務な状態です。
3社が個別に契約・運用していたシステムの維持はメンテナンスやコストの負担が大きく、現状の課題となっています。3社それぞれ業務内容が異なるため、共通化には工夫が必要で、現在はその調整を進めています。
K様メールや社内申請で長年利用している既存サービスに精通したスタッフの高齢化が進み、後継者不足と事業継続性に懸念がありました。このことをきっかけに、社内のシステム統合の中でもまずはメールの切り替えから着手することになりました。
特に送信時のセキュリティ確保が課題でした。これまでは添付ファイルをパスワード付きZIP化して送信し、パスワードは別途送信する、いわゆるPPAP方式を採用していましたが、「やはり脱PPAPしないと」という流れになり、対応可能なサービスを検討する中で、safeAttachクラウドサービスが候補に上がりました。
K様そうですね。導入の一番の決め手は、safeAttachクラウドサービスを実際に見せていただいたときの「使いやすさ」と「設定のしやすさ」でした。特に、上長承認の操作が簡単にできる点を高く評価しました。他のサービスでは細かい設定が必要でしたが、safeAttachクラウドサービスではスムーズに対応できた点が印象的でした。
K様それなりの知識がないと設定が難しいのですが、実際に対応できるスタッフが退職してしまいました。退職後も運用面では特に問題はありませんが、保守面で「どこに何が設定されているのか分からない」といった状態に陥っていました。
safeAttachクラウドサービスは設定が非常にシンプルで、専門知識がなくても扱えるため、私自身でも対応ができるようになったのはとてもありがたかったです。
K様そうですね。特に、先ほど申し上げた上長承認の容易さは非常に大きなポイントでした。以前使っていた製品では、添付ファイル付きのメールを送る際に上長承認が必要な場合、個人が電話やメールで「承認してください」と伝え、上長が管理画面を見に行かないと承認待ちに気づけないという課題がありました。
safeAttachクラウドサービスには承認依頼の通知を自動送付する機能があるため、非常に利便性が高く、運用の手間も大きく軽減されました。
K様今回、選定にあたり5社のサービスを比較検討しました。それぞれにメリット・デメリットがありましたが、当社特有の事情として、企業規模に対して社員数が非常に多く、人数に応じたライセンス体系のサービスを選ぶと、どうしてもコストが高額になる課題がありました。
既存のオンプレミス製品からクラウドサービスへ移行を検討した際、試算ではコストが約10倍に跳ね上がる結果が出ました。そうした背景もあり、比較検討の段階でいくつかのサービスは除外することになりました。
K様製品選定にあたっては、当社のセキュリティポリシーにすべて対応できるかどうかが前提条件となっていました。
具体的には、上長承認が可能であること、監査ログが出力できること、脱PPAPに対応していること、そして基幹システムからのメール送信が可能であること——これらが送信機能における主な要件として挙げられていました。
K様それぞれに良いポイントはありましたが、今回一番の決め手になったのは、クロス・ヘッドの対応の速さでした。
他社では、質問をしてから早くて3日、遅いと1週間ほど待たされることもありましたが、クロス・ヘッドは当日、もしくは翌日には電話やメールですぐにご連絡をいただけました。そのスピード感が非常に印象的で、「もうここしかないな」と思える大きな決め手になりました。
K様初期対応の段階で迅速なサポートが受けられないと、今後の保守対応にも不安が残ると感じていました。
特にメールは「使えて当たり前」の存在で、止まってしまうと業務に大きな支障が出ます。こうしたリスクを考えると、レスポンスの速さは非常に重要な要素だと感じました。
K様単にセキュリティ製品が変わるだけでなく、メールソフトそのものに関しても同じタイミングでサービスを切り替えたため、少なくともセキュリティ製品についてはスムーズに使えるようにしたいという思いがありました。
そのため、社内に対してできるだけ簡単に説明できるものを選ぶという観点で検討を進めました。社員への説明時に、メリットとして挙げた「上長承認がユーザー側での操作不要」という点を強調し、「いちいち上長に電話で連絡しなくても、自動で承認依頼が届きますよ」と伝えたことで、「これなら便利になるね」と明確に理解してもらえたことが大きかったです。
K様設定面では「比較的見てわかる」という点が非常に大きいです。
以前のシステムではどこにどのポリシーが設定されているのか分かりづらかったのに対し、今回は1つの画面で専用グループを作成すれば、グループ単位で明確にポリシーを管理できるようになりました。また、導入にあたって不明点があった際も、サポートの方がすぐに回答してくださり、その点も非常に助かりました。今回のメール統合において、safeAttachクラウドサービスの設定に関しては、特に負担に感じることはありませんでした。
K様移行前は、送信ミスや第三者承認が適切に行われていないといった課題が挙がっていましたが、移行から5か月経った現在、問題は発生していません。以前は、チェック体制が形骸化している部分がありましたが、safeAttachクラウドサービスでは、送信前に宛先や件名を確認するポップアップが表示されるため、「間違えた！」というケースがなくなったと感じています。
K様総評としては、やはりUIが非常に使いやすいと感じています。セキュリティ設定やユーザー追加などの操作も直感的に理解できます。特に「追加済みユーザーの一覧を一括で表示したい」といった要望にも、簡単に対応できる点が魅力です。ログも指定した範囲ですぐに取得でき、見た目のわかりやすさに加えて、操作に専門知識がなくても扱える点が非常に気に入っています。
今後は別の拠点にメール全般の運用・保守を引き継ぐ予定ですが、safeAttachクラウドサービスに関しては、私から引き継ぐ内容が少なくて済むのがありがたいですね。
K様導入支援について言えば、稼働後も含めてレスポンスが非常に速いと感じています。
よくあるのが、サービスを導入した後に連絡が途絶えてしまうケースです。保守契約はしていても「3営業日以内に回答します」といった対応が多い中で、クロス・ヘッドは当日に1次回答が届き、翌営業日には正式な回答が来るなど、対応がとても迅速です。そのおかげで、設定作業が止まることなく、短期間で次々と機能を試すことができました。
当初は設定に1か月ほどかかると見込んでいましたが、結果的に2週間ほどで目処が立ちました。これは間違いなくクロス・ヘッドのサポートのおかげです。
K様メールは、ユーザーにとって「使えて当たり前」であり、止まることなど考えられないシステムです。絶対に止めることができない重要なインフラであり、同時にトラブルが起きやすい領域でもあると感じています。ユーザーのリテラシーにも左右されるため、いかにシステム側でセキュリティを担保できるかが重要です。
その点で、使いやすさやサポートの速さを含めて、クロス・ヘッドのsafeAttachクラウドサービスは非常におすすめです。これは私自身がずっと感じていることで、今回も本当に助かりました。実際、クロス・ヘッドの支援がなければ「この案件は頓挫していたかもしれない」と思うほどです。
