「情シスSAMURAI」
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情シス業務の効率化で企業DXを加速 – ヘルプデスクの業務改善と代行で生産性向上

近年、企業の競争力を高めるためには、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が欠かせない要素となっています。そのDXの成功を支えるのが、情報システム部門、いわゆる「情シス」です。
情シス部門は、企業のITインフラを支えるだけでなく、システムの安定稼働やセキュリティの維持、さらにはIT戦略の立案など、非常に広範な業務を担っています。しかし、こうした重要な役割を担いながらも、情シス部門は多くの企業で「業務効率化」が課題となっています。

企業の情シス部門が直面する問題の一つは、人材不足です。IPA（情報処理推進機構）の調査「デジタル時代のスキル変革等に関する調査」によると、約8割の企業がIT人材の量的・質的不足を感じていると回答しています。
さらに、情シス担当者が一人で全ての業務をこなしている小規模企業も多く、業務量の多さに対して対応しきれないという現実があります。また、情シスの業務には、ノンコア業務（利益に直結しないが必要な業務）である社内ヘルプデスクや日常のITトラブル対応が多く含まれており、コア業務（戦略的な業務）に時間を割けないケースが目立ちます。
こうした背景から、多くの企業で「情シスの効率化」が急務となっており、特にヘルプデスク業務やIT保守業務を効率化するための手段が求められています。

ここでは、「情シス 効率化」や「ヘルプデスク 業務改善」に関する具体的な方法を提案し、企業のDX推進を支援するための施策をご紹介するとともに、業務代行やアウトソーシングの導入によるメリットについても解説します。情シス担当者がより生産的な業務に集中できる環境作りのサポートになれば幸いです。

1. 情シス業務効率化の必要性

企業のDX推進を成功させるためには、情シス部門が担う役割が非常に重要です。しかし、現実には多くの企業で情シス部門は限られたリソースで大量の業務をこなす必要があり、その中にはノンコア業務が多く含まれています。この状況は、情シス担当者が本来注力すべきコア業務に時間を割けない要因となり、企業全体の生産性を低下させる一因となっています。

まず、情シス部門の大きな課題として挙げられるのが「人材不足」です。特に中小企業では、情シス専任の担当者が一人しかいない、あるいは情シス業務が他の業務と兼務で行われているケースが多いです。このような状況では、情シス担当者が社内の全てのITトラブルやシステム運用に対応することが求められ、業務量が膨大になります。
結果的に、業務の優先順位が低くなりがちな「戦略的なIT施策」や「DX推進のためのプロジェクト」が後回しにされてしまいます。

さらに、情シス部門が抱えるもう一つの大きな課題が「ノンコア業務の増大」です。ノンコア業務には、社内のパソコントラブル対応やネットワークの不具合対応、さらには日常のヘルプデスク業務などが含まれます。これらの業務は直接的に利益を生むわけではありませんが、社内の業務を円滑に進めるために不可欠なものです。しかし、これらのノンコア業務に多くの時間を割かれてしまうと、情シス担当者が新しいIT戦略の立案やシステムの最適化といったコア業務に集中できなくなり、企業全体のIT活用能力が低下してしまうかもしれません。
また、DX推進の観点からは、情シス部門が新しいITツールやデジタル技術を導入するための時間やリソースを確保できないことは大きな課題です。企業の成長に向けたデジタル変革は、情シス部門の積極的な関与が必要不可欠ですが、日常の業務負担が大きすぎると、戦略的なIT施策を実施する余裕がなくなってしまいます。

こうした状況を解決するためには、「情シス 業務効率化」が急務です。業務効率化の取り組みは、情シス部門がより少ないリソースでより多くの成果を上げるための基盤となります。具体的には、ヘルプデスク業務の自動化やマニュアルの整備、さらには業務の一部を外部に委託するアウトソーシングの活用などが有効な方法です。これにより、情シス担当者がコア業務に集中し、企業全体のIT戦略やDX推進を加速させることが可能になります。

2. 情シス業務効率化のための5つの方法

情シス部門の業務効率化は、単なる作業の短縮化やコスト削減ではなく、企業全体の成長を支えるための重要な施策です。ここでは、情シス部門が抱える課題を解決するための具体的な5つの効率化方法をご紹介します。

① マニュアルやFAQの整備

情シス担当者が日常的に対応する「ヘルプデスク」業務改善の一環として、社員が自己解決できる体制を整えることが重要です。よくあるトラブルや問い合わせ内容をまとめた「社内FAQ」を作成し、パソコンの使い方やセキュリティ設定に関するトラブルを自力で解決できるようにします。社員が自分で問題を解決できるようになることで、情シス担当者への問い合わせ件数が減少し、結果として業務負担が軽減されます。さらに、FAQの整備は社内のITリテラシー向上にも寄与し、トラブル発生時の対応スピードが向上するという副次的な効果も期待できるのではないでしょうか。

② チャットボットの導入

AIを活用した「チャットボット」を導入することで、社内のITトラブルや質問に対する対応の自動化を図ることができます。よく寄せられる質問やトラブル対応を事前に登録しておくことで、社員がチャット形式でトラブルを解決できる仕組みを構築します。これにより、情シス担当者が一つ一つの問い合わせに対応する手間を省き、時間をより重要な業務に充てることができるかもしれません。また、チャットボットは24時間対応できるため、勤務時間外でも対応が必要なトラブルに迅速に対応できるという利点もあります。

③ 業務の標準化とRPAによる自動化

定型的な業務は、業務フローを標準化し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入して自動化することで効率化できる分野かもしれません。たとえば、システム監視や障害検知、レポート作成などの業務は、人手をかけずに自動化することで、ミスの防止や業務の迅速化が期待できます。また、RPAを導入することで、情シス部門の人的リソースを削減できるだけでなく、業務の精度と効率を同時に向上させることができるのではないでしょうか。

④ クラウドサービスの導入

従来のオンプレミス型のITインフラは、サーバーやシステムの維持管理に多大なコストと時間がかかります。これに対して、クラウドサービスを活用することで、インフラの維持管理をベンダーに委託し、情シス部門の負担を大幅に軽減することが可能です。クラウドサービスを利用することで、OSやセキュリティパッチの管理、システムのバックアップ作業などが自動化され、情シス担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

⑤ アウトソーシングの活用

「ヘルプデスク」 を業務代行で実現することは、情シス部門の業務効率化にとって非常に有効です。特に、日常的な問い合わせ対応やシステムの保守業務をアウトソーシングすることで、情シス担当者がコア業務に専念できる環境を整えることができます。総合的にみれば、アウトソーシングはコストパフォーマンスに優れており、新しいシステム導入やRPA導入に比べて、初期コストが低い場合には大きなメリットになります。

3. ヘルプデスク業務の改善策

ヘルプデスク業務は、情シス部門が抱えるノンコア業務の中でも特に負担が大きい業務の一つです。突発的なITトラブルへの対応や社員からの問い合わせは、予測が難しく、タイミングや内容によっては非常に時間と労力を要します。特に中小企業では、専任の情シス担当者がいない、または情シス業務を兼任している場合が多く、ヘルプデスク業務がコア業務を圧迫しがちです。ここではヘルプデスク業務の改善にフォーカスして課題や施策をご案内します。

ヘルプデスク業務が抱える課題

ヘルプデスク業務の主な課題は、突発的なトラブル対応が多く、計画的な業務が進まないことではないでしょうか。例えば、「PCが起動しない」「ネットワークに接続できない」といった問い合わせが頻発すると、担当者がその対応に追われ、重要なシステム保守やアップグレードのスケジュールが遅延する可能性が高くなります。
さらに、こうしたトラブル対応は事前の予測が難しいため、業務量の管理やリソースの最適化が困難です。ヘルプデスク業務に追われる状況が続くと、担当者のモチベーションや業務効率が低下し、結果的に社内全体の生産性が下がるという悪循環に陥ることも少なくないかもしれません。

ヘルプデスク業務改善のためのアプローチ

ヘルプデスク業務の効率化を図るためには、以下のようなアプローチが考えられます。

① 自動化ツールの導入

前述の通り、チャットボットやFAQの整備は、ヘルプデスク業務を効率化する上で有効な方法です。特に、よくある質問やトラブル対応に関しては、事前にAIチャットボットに対応策を登録することで、社員が自分でトラブルを解決できる体制を整えることができます。これにより、情シス担当者への問い合わせが減少し、トラブル解決までの時間も短縮されます。また、これらのツールは24時間対応が可能で、勤務時間外でも問題が発生した場合に迅速に対処できるため、社員の満足度向上にもつながります。

② トレーニングと教育の強化

社員自身がある程度のITリテラシーを持っていることが、情シス担当者の負担軽減に寄与します。定期的なIT教育やトレーニングを実施し、基本的なトラブル対応を各社員が行えるようにすることで、問い合わせの頻度を減らすことができます。たとえば、簡単なパソコンの再起動やネットワーク設定の確認など、初歩的な対応ができるだけでも、ヘルプデスク業務の負担は大きく軽減されます。社内における「情シス 効率化」の観点からも、ITリテラシーの向上は不可欠な施策ではないでしょうか。

③ 業務の一部をアウトソーシングする

社内のリソースが限られている場合、ヘルプデスクの業務代行やアウトソーシングは魅力的なソリューションです。アウトソーシングを活用することで、突発的なトラブル対応や日常の問い合わせ対応を外部のプロフェッショナルに任せることができます。これにより、情シス担当者はより重要なコア業務に集中できる環境を整えることが可能です。特に、ITトラブルの専門的な対応が必要な場合、外部の専門知識を活用することで、解決までの時間が短縮され、トラブルによる業務停止を最小限に抑えることができます。
情シス業務の一部をアウトソースすることで、トラブル対応の迅速化や業務負荷の軽減を実現し、企業全体の生産性向上につなげることが可能です。情シスの効率化を進める上で、アウトソーシングはどのような企業においても非常に有力な選択肢ではないでしょうか。

4. 情シス業務効率化がもたらす企業全体へのメリット

情シス業務の効率化が企業全体に与える影響は非常に大きく、単に情シス部門の負担を軽減するだけでなく、企業のIT戦略やDX推進を加速させる効果があると考えます。ここでは、情シス業務効率化がもたらす具体的なメリットを4つの視点で整理したいと思います。

① システムの安定稼働

情シス業務の効率化によって、最も顕著に現れる効果の一つが、システムの安定稼働です。情シス担当者が日常的なヘルプデスク業務や突発的なトラブル対応に追われることなく、システムの保守や運用に時間をかけられるようになります。これにより、システム障害やダウンタイムの発生率が低減され、社内の業務がスムーズに進行します。
例えば、情シス部門が定期的にサーバーやネットワークの状態をチェックし、異常が発生する前に対処することで、システムのトラブル発生を未然に防ぐことができます。こうした取り組みは、特に大企業や複数拠点を展開している企業において、業務の安定性を確保するために重要です。システムの安定稼働は、企業全体の生産性向上に直結します。

② 企業全体のIT活用能力向上

情シス業務の効率化によって、担当者がより戦略的な業務に集中できるようになります。たとえば、社内データの分析やITツールの導入による業務改善策の立案、さらにはDX推進に必要なITインフラの整備など、これまで時間が割けなかったコア業務に取り組む余裕が生まれるのではないでしょうか。
情シス担当者がコア業務に専念することで、企業全体のIT活用能力が向上し、デジタル化を一層加速させることも可能かもしれません。また、ITツールの最適化や新技術の導入によって、社内業務の効率が向上し、結果的に全社的な生産性向上を実現できます。

③ DX推進の加速・環境変化への対応

情シス業務の効率化は、企業のDX推進においても大きなメリットをもたらします。企業がデジタル化を進め、業務プロセスの改善や新しいビジネスモデルの構築を目指す際には、情シス部門のサポートが欠かせないはずです。業務効率化により、情シス担当者がDX推進のためのプロジェクトに積極的に関与できるようになることで、企業全体の変革がスムーズに進むのではないでしょうか。
例えば、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、テレワーク環境の整備が急務となりましたが、情シス部門が迅速に対応したことで業務のデジタル化が加速したと思います。今後もビジネス環境の変化に対応するためには、情シス部門がコア業務に集中できる環境作りが重要だと考えます。

④ 生産性向上（働き方改革）

情シス業務の効率化によって、社内全体のITインフラが最適化されると、業務の効率性が向上し、企業全体の生産性が高まります。たとえば、クラウドサービスの導入や業務プロセスの自動化によって、これまで時間がかかっていた業務が大幅に短縮されます。また、システムの安定稼働によって、ダウンタイムが減少し、業務の中断がなくなるため、社員一人ひとりの業務効率が向上します。
企業の生産性向上は、競争力の強化や利益率の向上に直結するため、情シス業務の効率化は経営戦略の一環としても重要な施策だと考えます。

5. まとめ

情シス業務の効率化は、企業の成長を支える重要な取り組みです。人材不足やノンコア業務の増大といった情シス部門が直面する課題に対応するためには、業務の効率化が不可欠です。マニュアルやFAQの整備、チャットボットの導入、RPAを活用した自動化、そしてアウトソーシングの活用など、具体的な施策を講じることで、情シス部門の負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を整えることができます。
また、情シス業務の効率化によって、情シス部門が担う役割が本質的に良い方向へ拡大し、企業全体のDX推進を加速できると考えます。システムの安定稼働やIT戦略の実行スピードが向上することで、企業全体の生産性が向上し、競争力が強化される場合もあるでしょう。

情シス業務の効率化は、単なるコスト削減や作業の短縮ではなく、企業全体の成長を支える重要な施策です。特に、アウトソーシングの活用は、取り組みやすい手段であり、効率的な運用を実現するための有力な選択肢となります。
情シスの負担を軽減し、企業のIT活用能力を最大化するためにも、「情シス 業務効率化」のための具体的な施策をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

情シス業務の効率化を実現したいとお考えの企業様は、ぜひ当社のアウトソーシングサービスをご検討ください。