（写真左から、ホーチキ株式会社 佐野様、鈴木様、岡村様 クロス・ヘッド株式会社 辻、髙畑）
長年利用していたグループウェア製品の拡張性に限界を感じ、グループウェア乗換えを決断。
サイボウズ社のクラウド版 GaroonとCROSSLink 365 Teams連携を導入しウェブ会議のスケジュール登録や参加がスムーズに。
鈴木様事業や防災需要を基軸に、防災事業で培った技術やノウハウを、セキュリティ分野や情報通信の分野に展開し事業領域の裾野を広げています。
また、製品の研究や開発製造・販売・施行・メンテナンスまで一気通貫で行っており、その品質は世界中から高い評価と信頼を受けています。現在、世界129の国と地域に事業を展開しています。
防災・防犯事業で培った長年の技術力が生活の安全を担っている。
鈴木様社内全般のITインフラ／グループウェア等各種サービスの導入・運用や、社内機器管理を行っています。
鈴木様グループ会社全体で某グループウェア（以下、X製品）を20年以上利用しており、社内では一番の定着率でしたが、その一方でメールやファイルストレージなど複数サービスのクラウド化を進めた結果、各サービスと比較してX製品の機能不足が顕著に現れ、それらを解消できるGaroonへの乗換えを検討しました。
さらに、社内定着していたウェブ会議サービス（Microsoft Teams：以下、Teams）利用において、スケジュール登録をしてもX製品には連携されず、スケジュールの二重登録という手間が発生したことが決め手となり、この度のグループウェア更改となりました。
システム部門の立場として、オンプレミスからSaaSに移行することで管理の手離れを良くしたいという狙いも理由の1つです。
岡村様X製品のユーザー登録方法や検索機能にも不足を感じていました。複数組織の所属設定・検索対象が多い時のサーバー負荷による動作遅延、検索対象もファイルの中まで検索できませんでしたが、Garoonは試用版で機能確認をすることができたため、本課題はある程度解消できると早期判断に繋げられました。
鈴木様一番の要件は操作性でしたので、
1. 直感的に使える操作感
2. Teamsとの連携ができること
これら2つを必須条件として設定しました。
SaaSを前提に検討し、Microsoft 365／desknet's NEO／Garoonの3製品を比較した結果、上記要件の解決に最も近いGaroonを選定しました。
鈴木様Garoonのメーカーであるサイボウズ社に相談をした際に、実績があり優秀なベンダーとして複数ご紹介いただいた会社の１つがクロス・ヘッドでした。
岡村様クロス・ヘッドに決めた理由は、二大要件の1つであるTeams連携を開発し製品化されており、各システムの知識を有しながら、自社開発を行った柔軟性を期待できる会社であったことが大きいです。 検証を進めるにあたり、Microsoft 365は仕組みまで理解することが難しいと感じていましたが、クロス・ヘッドはそこを熟知されているのでTeams連携もすんなりと導入できるのではないかと考えた次第です。
鈴木様選定にあたる大前提として、同製品での競合は避けたいと考えていましたので、Garoon提案においてはCROSSLink 365 Teams連携を大きく謳っていたクロス・ヘッドに依頼。製品とベンダーを1対1で計3社から提案いただきました。
提案内容も、これまでお話した要件を満たしていた他、特にデータ移行に関する提案力が一番優れており、他社には不可と断られたデータをすべて移行できることや移行方法をしっかりご説明いただいたことで安心感を得られました。
岡村様移行対象のデータ量が膨大な上、X製品は業務に大きく関わる仕組みで環境停止は最低限に収めたく、出来る限り土日中にデータ移行を完了させたいと考えていたのですが「全部できますよ」と100%提案いただいたのがクロス・ヘッドでした。
鈴木様全社員が使っている仕組みなので、インターフェースや使い勝手などはあまり大きく変えないよう課題を明確化し、目的要件がぶれないよう最大限注意をしておりました。
メーカーの試用環境にて事前検証を重ねたこともあり、経営層への説明や決裁もスムーズに進みました。
グループウェア移行において注視すべきは、
1.ユーザーにとっていかに使いやすい仕組みであるか
2.X製品から違和感なく移行できるか
でした。全社員がデータを入力して初めて活きる仕組みなので、一番使いやすい仕組みを選んだと思っています。
岡村様先程お話したとおり、ベンダー選考ではTeams連携とデータ移行の対応力で選んだ面があります。データ移行はCSVファイルを介して実施するものと考えていましたが、クロス・ヘッドの提案はデータ移行のための専用ツールで実行するという提案だったので、こちらの負担がかなり少なかったです。実際、打ち合わせ回数もかなり少ない回数で終わりました。もっと複雑な対応を覚悟していたのですが、そんなことはありませんでした。
データ移行もクロス・ヘッドにて何度もテストをし、所要時間や移行結果について丁寧に説明いただきました。
ホーチキ側に「どうしますか？」というよりも「こういう結果が出たので、こうしませんか？」という進め方をしていただけたので、移行の負担が少なかったです。
データ移行は2日間を予定していましたが、土曜日のみで終了しました。日曜日はデータ移行後の結果確認や管理者の設定などに余裕を持って対応でき、とても落ち着いた移行ができました。
鈴木様グループウェアとTeams連携ができた結果の数値化（負担低減を証明する）は難しいですが、間違いなく負担は低下していると思います。
岡村様ほかの部署のスケジュールなどを見ると、「Teams 会議」という予定ラベルを目にするので活用されていると分かります。また、情報システム部にフィードバックがないということは、それだけ質問なく使えており現場にも浸透しているのではないかと思います。Teams連携に関しての質問はほとんどないですね。
Garoonの使用感としてインポートができるのはありがたいです。ほとんどの機能でCSVファイルのインポートが可能なので、一括取込みを間違いなく処理したことの確認や、大量データの変更も容易です。また、Garoonはセキュリティ面も良いですね。シングルサインオンでのログインにも対応できるので選定して良かったと思っています。
鈴木様Garoonは操作性が良いというところもありますし、我々が課題としていたTeamsとの連携ができたり、スケジュールと施設を同時予約できたりなど、そういったところは好評です。
CROSSLink 365 Teams連携も1つの画面で完結できるので利便性を感じています。
ユーザーにはまだヒアリングしていませんが、今後アンケート等をとって改善につなげていくというステップになると思っています。まだ使い始めて2ヶ月ですからね。
費用面についてですが、初期費用に関しては妥当な金額と感じています。ランニングコストについても、今の仕組みよりかは割高になっていますが、社員の生産性などが上がるような仕組みを入れたと自負していますし、費用対効果というところでは満足しています。
鈴木様Garoonを活用していくためにはGaroon自体の運用をルール化する必要があると思っています。まずはファイル命名規則や文書管理のフォルダ構成など、インフラ面から決めていくというところが重要と考えており、効果的な活用に向け、運用面の打ち合わせを進めていくところです。
グループウェアの一番の目的は、やはり情報共有です。ユーザーの欲しい情報がGaroonを見に行けばすぐ見つかる環境が最終的に目指したい姿です。ポータルなども整備をしていき、社内の情報はGaroon経由ですべて見られるような形が一番の有効活用、ひいては社員の生産性向上につながっていくと考えています。
鈴木様グループウェアというのは、ある特定の人だけ使っても、そこだけで閉じた情報共有になってしまいます。いかに全社員にストレスなく使ってもらえるかが大切です。やはりユーザービリティの高い製品を選んだ方が会社全体も幸せですし、管理者も幸せになるかなと思っています。
岡村様Teamsを使っているので、Microsoft 365に乗り換える選択もあったわけですが、やはりMicrosoft 365ではどうしてもかゆいところに手が届かないように思います。ユーザーを探すのも大変だったり、並び順も役職順にしたいのにアイウエオ順になってしまったり。そうなるとユーザーが使わないものになってしまうので、使い勝手の良さをメインに据えて考えた方が使ってもらいやすいのではないかと考えます。
佐野様ユーザー目線から見て選定した方がいいかもしれませんね。岡村が言ったように、Microsoft 365でも同じようにスケジュール登録できますが、現場の社員は日々の業務も抱えており、ツールを使いこなすために時間を割かれることは本末転倒です。
