（ＴＯＭＡコンサルタンツグループ株式会社 持木様）
長年Garoonを利用してきた同社は、Teams導入によりスケジュールの二重登録という課題に直面。
解決策として「CROSSLink 365 Teams連携」をトライアル。その効果を実感し、全社導入を決定されました。Web会議登録の自動化により、業務効率化とミス防止を同時に実現しています。
持木様当社は、企業経営に関するコンサルティングサービスをワンストップで提供しています。税務・会計、相続・事業承継、人事・労務、業務改善・IT活用など、各分野の専門家200名以上を擁する総合コンサルティングファームとして、経営に関するあらゆる課題を抱えるお客様を支援しています。
持木様私はITコンサル事業部の責任者を務めています。この部署では、お客様向けのITコンサルティング業務を行い、ＴＯＭＡグループのDX推進にも取り組んでいます。具体的には、Garoonをはじめとする社内ツールの有効活用やkintoneのアプリ開発など社内のIT関連業務を幅広くサポートしています。
（ＴＯＭＡコンサルタンツグループ株式会社 持木様）
持木様当社はGaroonを10年以上利用しており、Web会議ツールとしてZoomを使用していました。しかし、Microsoft 365の全社導入が決定し、Teamsも利用するようになりました。これにより、Garoonのスケジュールを登録した後にWeb会議のURLを手動で発行する手間が発生し、時にはGaroonとZoomの開催日時を誤って登録するミスもありました。
出社率が50%の当社では、お客様との会議や社内会議をWeb会議で開催する頻度が高く、この課題を解決するために「CROSSLink 365 Teams連携」の導入を決定しました。
持木様ITコンサル事業部は業務効率化のコンサルティングを行っているため、常に最新のITツールの情報収集をしています。Teamsの導入が決定した際、メンバーの一人が「CROSSLink 365 Teams連携」を発見し、すぐにトライアル版を申し込みました。
当社には業務改善提案制度があり、優れたITツールを見つけると私のもとへ「これを使いたい」と申請できる仕組みになっています。機能や効果を調査したうえで問題がなければ「トライアルしてみよう」と進めます。
今回はサービスを見つけてからトライアル版への申込みに至るまで、非常にスムーズに行えました。
持木様サービスを導入する際は、必ず類似製品と比較検討します。選定における最重要基準は「使いやすさ」ですね。機能が当社の業務に適しているか、ユーザーが直感的に利用できるかを重視しています。
特にITリテラシーは人それぞれ異なるため、ユーザビリティを重要視してサービスを選定します。次に価格です。初期導入が大掛かりとなり費用が膨らむことはないか、費用対効果が見込めるのか5～6人で慎重に検討しました。
その結果、「CROSSLink 365 Teams連携」はGaroonにスケジュールを登録するだけで、Teamsのスケジュールに自動で連携されるシンプルな機能で、長年Garoonを重宝している当社にとって理想的なサービスでした。
持木様トライアル版の申込み後、最初はマニュアルを見ながら設定しましたが、うまく連携できなかった際にサポートセンターへ連絡しました。的確な設定手順を回答いただけたので、スムーズに連携できるようになりました。トライアル版で十分な検証ができたと感じております。
ＴＯＭＡのITサービスキャラクター「ティポくん」
持木様Web会議を開催する際、従来は以下の作業が必要でした。
1.関係者の空き時間を確認 2.Web会議のURLを発行 3.Garoonのスケジュールに登録(URLを転記)
これらの作業に1~2分ほどかかると思います。平均して1日3回はWeb会議が行われるので単純計算として、1日で6分、1週間で30分、1ヶ月で2時間相当の手間が発生していました。
しかし、「CROSSLink 365 Teams連携」を利用することで、Garoonの予定が登録されたと同時にWeb会議のURLが自動で発行されるため、Garoonのスケジュール登録は1分程度、URL発行は0秒で完了します。
複雑な操作も不要で、全社展開も苦労しませんでした。おそらく多くの社員は、これが「プラグイン」であることに気づかず、Garoonに標準搭載された機能であるかのように違和感なく利用しています。
持木様当社はコロナ禍以降、本格的にテレワークを導入し、現在の出社率は50%程度です。
コロナが5類に引き下げられた後も、コロナ前の働き方には戻りません。
そのためWeb会議の利用頻度が高まり、「CROSSLink 365 Teams連携」のようなプラグインの重要性がますます増してくると思います。
また、どんな仕事もそうですが、人の手が入ると時間コストがかかり、ミスが発生するリスクが高まります。そのため、できるだけ人の手を介在しない業務を作り出すことが求められています。
今回のケースではWeb会議URLの発行とTeamsへのスケジュール登録を自動化することで、ミスが発生しない業務環境を実現しました。今後もミスが発生しない仕組みを検討し、お客様や社内の業務効率化に貢献していきたいと考えています。
