情シス兼任者の退職による情シス業務への不安や業務負荷高騰への懸念を『情シスSAMURAI』へのアウトソーシングで解決。情シスに関して気軽に相談できる体制によって必要な情シス施策を推進でき、コア業務に集中できる環境を獲得。
堀様私たちの会社は2000年に創業した、エグゼクティブサーチの会社です。いわゆるCxOと呼ばれるエグゼクティブ人材や、コンサルティングファーム、投資銀行、プライベートセキュリティファンドなどで活躍するプロフェッショナル人材の紹介を中心に事業を展開しております。
堀様私は基本的にミドルバックのポジションです。主にフロントメンバーの営業のサポートやクライアントのデータ管理を行っています。あとはさまざまな新規ツール、例えばAIといったツールの導入業務も担当しています。フロントメンバーの下支えをするような役割ですね。あとはマーケティングチームの一員ですので、マーケチームの１人として、施策の企画や実行支援も行っています。情シスに関わる業務としては、セキュリティの部分を検討するチームに参画しております。
浦田様私はバックオフィスの専門で、総務、経理、あとは庶務も務めており、幅広くバックオフィス業務を対応しています。情シス関連の業務では、パソコンのセッティングといった実務は私の仕事です。
浦田様今はクロス・ヘッドさんに依頼しているので、検討すべき問題や改善点の指示を仰ぎながら一緒に対応しています。情シス業務に関しては、ほぼお任せしています。
堀様今までは情シスに一定の知見のあるフロントメンバーが情シス業務を兼務していましたが、その者が退職することになったので、検討を開始しました。
浦田様これまでは退職された方が、日々リモートワークもしているなかでトラブルが発生した際に回答してくれていましたが、その担当者がいないままでは、上がってくる問題に対処できなくなってしまいます。例えば情報漏洩が起きれば仕事ができなくなるくらい大きな問題になってしまいます。なので、このまま担当者がいない状態は考えられませんでした。
このような経緯で、困ったときに対応していただけるパートナーを探しました。
堀様どちらかというと不安のほうが大きく、聞く先がないことや、誰を信用していいのかわからないというのが解消したいポイントでした。
浦田様あとは、業務上フロントメンバーは企業や候補者の方々とメールでやり取りをします。そのなかで機密情報、個人情報を扱うのに、頼みの綱のPCのメールのなかで想定外の症状が出たりすると不安でたまらなくなってしまいます。それについて質問されて誰も回答できない状況のままですと社内全員が不安に陥ります。それはやはり放っておいてはいけない問題ですし、常にクリアにしなければ日々の業務にすぐ影響してしまいます。
堀様最初、上からの指示はヘルプデスクだけの外注だったので、それが可能な外注先を調べて、何社か相談をしました。
ただ、浦田と社内業務を話し合っているうちに「ヘルプデスクだけの外注では意味がない」という意見になりました。
なぜなら、PCのキッティングやさまざまなセキュリティの設定など、情シス業務は対応すべき対象が幅広いからです。なので、ヘルプデスクだけを外注したとしても、私たちの対応業務は減らないと感じました。
外注する業務範囲を広げて再度探したときに、クロス・ヘッドさんはまさに私たちが求めている情シス業務の全般をカバーしてくださるようにお見受けし、一番の候補先になりました。
（左から、職業としてのプロ経営者、プロ経営者・CxOになる人の絶対法則）
堀様「全部何でも相談してください」と言っていただけたのが、やはり一番大きかったです。クロス・ヘッドさん以外の他社はたとえば、ヘルプデスクとPCのキッティングだけなど、部分的に対応してくれるようなサービスばかりだったので、それ以外のちょっとした業務は都度見積もり、都度支払いという、正直手間のかかるようなやり方でした。
一方でクロス・ヘッドさんの場合は「とにかく一度相談してください」と全部受け止めてくださるというのが、本当に何よりも私たちが求めていたサービス内容だったので、そこが一番大きな決め手でした。
堀様はい。私たちの手間が結局かかってしまいますし、（クロス・ヘッドの）包括的な契約よりもコストの面でも高かったです。
浦田様新しいメンバーが入ったときのPCのキッティングや、IT機器を導入するときに、相談をさせていただいています。あとは今あるPCやスマートフォンなどの機器管理も依頼しています。
堀様PCの発注もお願いをしていますね。定常業務でいうとヘルプデスクの窓口もお願いしています。あとはスポットで発生するさまざまな問題に対してご相談をさせていただいています。
ほかには先日会社に昔のPCやデスクトップが大量にありまして、それの廃棄業者をご紹介いただいたこともあります。それ以外にも、上から「今度こういうのを導入したい」など、さまざまな指示が来るのですが、新しいシステムやツールについてご相談もさせてもらっています。
堀様セキュリティ研修もご提案をいただいて、対応を進めています。実施回数はまだ１回ですが、今後年に１回実施しようと思っています。
クロス・ヘッド 吉峯会話のなかで「必要だよね」という話になり、ご提案をさせていただきました。「セキュリティのことだったら、こんなことができますよ」といった話から発展しました。
堀様はい、システム周りのセキュリティの強化や、従業員のセキュリティに関するマインドの向上などさまざまな目的があって実施することを決めました。
堀様自分で１回トラブルなどに遭遇したことがある人は、おそらく危機意識をつねに持っていて、まじめに取り組んでくれたと思うのですが、まだ実際にトラブル経験がない人は、どうしても遭遇した人より意識が低いですね…。だからこそ、講習は続けていかないといけないと思っています。
堀様改めて確認をするということが、私はどちらかというと多かったなと思います。（講習の）テストで「これ、ちゃんと自分の知識や認識と合っているな」という確認作業ができました。
堀様一番は本当に安心感ですね。アドバイスをしてくださる方がいるという点が大きかったです。やはりプロの方にアドバイスを受けたり、相談ができたりするのはありがたいです。社員から直接クロス・ヘッドさんへチャットなどでも相談させていただいています。
浦田様私の場合はとにかく自分の仕事に集中できるようになりました。もし何か問題起きて調べなければならない場合、自分の仕事を全部差し置いて対応する必要があったので、今はそれに時間を取られなくなったのが、本当に一番大きいです。
あとは新しい方が入社するときに、パソコンの設定をするのに４、５時間くらいはかかっていたのが手離れしたのも本当にありがたいです。コア業務に集中でき、コア業務以外でのプレッシャーから解放されました。
堀様率直に大変感謝しています。完璧なサポートをいつもしていただいて。本当にお世辞ではなく（笑）。私たちの要望を全部受け取ってくれるので本当にありがたい限りです。
堀様担当してくださる方が相談しやすい空気を作ってくれています。全然こちらに知識がないので、知識をもっている専門家の方に対しては、どうしても壁を感じてしまって、質問をちょっとためらってしまうこともあります。ですが、クロス・ヘッドの皆さんは気さくで「とりあえず聞いてみよう」と思えます。
浦田様完璧でございます（笑）。目の前にいるから言っているわけではなく。
堀様全然わからない私たちに対してわかるようにかみ砕いて説明してくださっています。
それに、レスポンスも速いです。吉峯さんもお忙しいこともあると思いますが、すぐお電話などでフォローしてくださいますし、そういったところも本当に信頼が置けます。
クロス・ヘッド 吉峯お二人は「相談をしやすい」と言ってくださいましたが、逆に相談をしてくれるから提案しやすいというのもあります。会話ができるから、そのなかで「こうしたほうがいい」みたいなものも生まれてくるというのがありますね。
浦田様昨年の６月にリブランディングをしたので、ホームページの変更とメールアドレスのドメイン変更をしました。メールアドレスが変わると、システム全体に影響を与えてしまうので、フロントメンバー全員にも関わってきます。一大プロジェクトなのでどう進めようか悩んでいましたが、その辺りも（クロス・ヘッドが）積極的にフォローしてくださいました。こちらが気づかないことも確認してくださったので、影響範囲を正しく認識することができて、本当に助かりました。
浦田様はい、こちらが相談しているもの以外のことも気づいて、影響がありそうな箇所を全部先回りして確認してくださいました。それ以外のことに関しても、社内で使っているシステムなども全部ヒアリングしてくださったので、そこから対応が必要なこともまた見つけ出せました。
浦田様私たちの場合ですと、情シスの属人化を防ぐためや、情シスに関する憂いを無くすためにも、ご相談できるパートナーをもっと早くに見つけておけば良かったです。一見、情シスのアウトソーシングは金額的に安くないなと思ってしまいますが、どうしても今はリモートワークもありますし、クラウドシステムに頼りきりの社会になっているので、やはりアウトソーシングは早めに導入した方が良いですね。金額の問題ではないと思います。
浦田様情シス専任者でない方に相談する場合、その方のほかの業務負荷状況も気にしながら対応してもらわなければいけないので、そのような体制は改善したほうが良いと思います。特に専門用語が飛び交うような情シスの知見が必要な内容に対応する場合、情シスのアウトソーシングを活用したほうが圧倒的に社内の負担が減ると感じています。
