（写真左から、株式会社グロップ 下山様 山本様、インタビュアー 山口様）
メール誤送信対策システム「safeAttachクラウドサービス」の導入事例として、「グロップではじめよう新しい毎日を」というCMでお馴染み、人材派遣やアウトソーシングなどの事業を手掛ける株式会社グロップ様に導入するに至った理由やその効果についてお話をお聞きしてきました。※取材協力会社インタビューのもと、記事を掲載しております。
下山様弊社は主に人材派遣や人材紹介、そのほか、BPOなどのアウトソーシング事業、ペットケア事業、飲食事業なども手掛けております。元々は、先代の社長が株式会社ベネッセコーポレーションさんの役員をしておりまして、その後グロップの前身である株式会社関西DM社を立ち上げ。当初はべネッセコーポレーションさんからの仕事を請け負っていたのですが、2000年頃より人材ビジネスに参入、結果的にそれが大ブレークをしまして現在ではおおよそ事業の8割は人材ビジネスとなっております。
下山様情報システム部門として、グロップ本体およびグロップグループのいわゆるIT関係全般の業務を行っています。具体的には社員が使用するパソコンの手配やセットアップから始まり、各部署のインフラの運用など社内のシステム全般の業務となります。
下山様そうですね、強みとしては主に2つ有ります。ひとつめは単なる人材派遣ではなく、請負全般を行うことにあります。弊社では例えば製造業であれば製品を作るラインの一部をそのラインごと請負い、製品として納品した金額、いわゆる出来高払いという請け負い方を行っています。お客様の課題を多方向から解決できる幅広さが強みです。
もうひとつは、弊社ではマネジメントエキスパートと呼んでいるのですが、派遣したスタッフさんの管理やケアなどを行う専門の営業がおりまして、派遣先と派遣スタッフさんの両方をサポートすることで円滑に業務が行えるような体制としております。派遣先企業様と派遣スタッフさん双方に安心していただけるのも強みですね。
下山様人材ビジネスとBPOの請負事業を行っていく中で、特に個人情報を扱うことが多くなっています。当然重要な情報となりますので、個人情報をEメールで送信する際はパスワードで保護して送りましょうというルールになっていました。ただ、特に若い社員にとってはもう普段からメールを使わない世代となっていますので、なかなかその運用が行き届かない。人によってはめんどくさいといった感覚もあったりで、社員間や部署によっても温度差があったりでなかなか浸透しない悩みがありました。お客様企業からセキュリティにかんする要望があったり、大事には至らなかったものの事故になりかけたこともあったりで、数年前より山本が中心となって何か良いシステムはないかと探していました。
山本様本格的に探し出したのは5年ほど前だったのですが、その当時は費用対効果が良くなかったり、まだ世間的にもそれほど厳しくなかったりしたこともあっていったんは既存のルールで対応しようと保留となりました。それがここ1～2年でしょうか、対外的にもセキュリティに対する目もさらに厳しくなったことで再度情報を集めることになった経緯がございます。
山本様弊社はシステム会社ではありませんので、すべての社員がITに精通しているわけではございません。当然人によって理解度のバラツキもありますので、まず一番に誰でも簡単に使えるものというのが重要な要素でした。またおかげさまで弊社も大所帯となりましたので、よくある1アカウントいくらという料金体系ではコストも嵩んでしまう心配もありました。できるだけコストを抑えることも要件のひとつにありました。
山本様いろいろメールセキュリティ対策ソフトを探す中で上記の要件を満たすものがなかなか見つからなかったのですが、ようやく要件に合致したのがsafeAttachでした。まず、インターフェイスについては誰が見ても分かりやすい。そして、コスト面もサーバー容量ごとの固定料金なのでアカウント数に制限がないのも非常に導入しやすい要素でもありました。
他社の製品と比較して、私個人としてはやはり「説明しなくても直感的に分かる」インターフェイスというのが決め手になりましたね。
山本様当然新しいものを導入するとなると社内的にもいろんな反発が予想されましたので、対外的に危機感をもっていて導入に理解のある部署でまずは社内用途で試験的にトライアルしました。その後、こういうものだとある程度分かった時点で順次全社に導入という段階的な形で行いましたので、特に問題もなくスムーズにできたと思います。
山本様実質2カ月ぐらいでしょうか。通常新しいシステムなどを導入する際には説明会なども行うのですが、今回は簡単なマニュアルを作成して社員に読んでもらうだけでほぼ理解してもらえましたので本当にラクでした。使い方にかんする質問も殆どなかったですね。
山本様私が直接やりとりさせていただいたのですが、担当の方はスペシャリストで本当にいろいろ助けていただきました。safeAttachのことだけじゃなくて、直接タッチされないその先のことまでいろいろアドバイスをいただきました。メールに関する技術的なことも教えていただいて勉強になりました。
下山様私たち管理する側からすれば個人情報が漏洩するような心配がまったくなくなったという事が大きいですね。機密情報の如何に関わらずすべてのメールの添付書類にパスワードの付いたダウンロード用のURLが付きますので、個人判断での間違いを防止できます。私たちだけでなく、経営層にとっても安心材料になったのではないでしょうか。また社内の現場からもパスワードをかけるかどうか悩まなくて済むようになったという声も聞きましたし、お客様をはじめ対外的にも信頼性が増したのではないかと思っております。
今回、聞き手という立場でいろいろお聞きしましたが、人材ビジネスの企業として個人情報の取扱いにかなり意識を向けられてその対策を施されている。またスタッフの皆さんの使い勝手やスタッフさんを守るためにも人的ミスをなくすようインターフェイスにこだわるなど機能と使い勝手のバランスを重視した結果、safeAttachクラウドの導入を決断されたことがわかりました。
今回はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
