（写真左から、株式会社ソナエル 佐伯様、武部様、飯塚様）
CROSSLink メル箱を導入し、取引先メール情報をkintone上で一元管理するシステムを構築。
導入に際し、メールアドレスの変更も不要のため、迅速な業務効率化と情報共有を実現できました。
飯塚様2008年の創業以来、老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅（以下、ホーム施設）の紹介サービスおよび入居相談サービスを事業展開しています。当社の特徴は、対面でお話を伺うご相談者様ファーストのサービスをモットーに、社会福祉士や介護福祉士、精神保健福祉士などの国家資格を持つ多数の相談員が在籍していることです。ご相談者様のご要望、制度に関するご質問、お困りごとを伺い、10,000件を超える提携ホーム施設の中から厳選して、最適なご提案をさせていただいております。
さらに、不動産、身元保証、後見人、家族信託、遺言、不用品買取まで、老後にまつわるさまざまなご相談もワンストップで対応しています。
飯塚様はじめは社内業務を効率化するため、kintoneを導入したことがきっかけでした。創業当時は少数精鋭で業務に取り組んでいたので、業務をExcelで管理する方法で十分でした。しかし、事業の拡大とともにスタッフや拠点数も増え、リアルタイムでの情報共有が求められる中、Excelでの業務管理に限界を感じるようになりました。そこで、2019年頃にkintoneを導入しました。
kintone導入後、利用していくなかで「一元管理できること」「アプリで連携できること」など、kintoneの高い利便性を知りました。kintoneのさらなる活用が業務効率を高めると考え、kintone専門のスタッフを採用し、さまざまな業務アプリを開発しながらデータをkintoneに集約して業務の効率化を図ってきました。
その後、このノウハウを社内だけではなく、介護・医療業界の企業やホーム施設の方々に提供できればと思い、自社でもkintoneの導入支援の事業を開始しました。2024年には、サイボウズ社のオフィシャルパートナー認定を取得し、事業としての認知度も高まっています。
（https://partner.cybozu.co.jp/search/sonaeru.html）
（株式会社ソナエル 飯塚様）
佐伯様取引先となるホーム施設の運営事業者から受信する膨大なメールを整理・仕分けし、担当部門に転送する業務フローを効率化するためにCROSSLink メル箱を導入しました。
ホーム施設から受信するメールとは、空室案内や施設の特徴などの情報で、相談者様にご案内する際の大切な情報になります。これらのメールの整理・仕分け、転送は重要な作業ですが、コア業務はご相談の電話対応です。メールの仕分け作業はどうしても隙間時間での対応となります。さらに、1日あたり100件前後のメールが届くため、作業が煩雑になり、ヒューマンエラーや対応漏れが発生するケースがありました。
飯塚様この業務フローを効率化するため、注目したのがkintoneです。もともと社内の情報をkintoneに集約したいと考えていたので、ホーム施設からのメールもメールソフトではなく、kintoneで一元管理できないか、その仕組みづくりを検討するようになりました。
（株式会社ソナエル 佐伯様）
佐伯様受信したメールをkintoneアプリに転送するプラグイン製品をいくつか、比較検討しました。サービス内容やコストなどを要件に検討を進め、最終的に選定したのがCROSSLink メル箱です。
佐伯様最大の選定理由は、既存のメールアドレスを変更する必要がなかったことです。
メールアドレスを変更する場合、お取引先の10,000件以上のホーム施設事業者に当社あてメールアドレスの変更依頼をする必要があり、手間を強いることになってしまいます。その点、CROSSLink メル箱は導入にあたりメールアドレスを変更する必要がなく、既存のメールアドレスに届いたメールをCROSSLink メル箱の基盤が中継し、指定したkintoneアプリにAPI連携で自動転送することができます。
リーズナブルなコストで利用できる点も、まさに当社が求めていた製品でした。まずは、30日間のトライアルを試してみることにしました。
飯塚様2024年4月にスタートしたCROSSLink メル箱のトライアルでは、当社が求めているフローの通りに動作をするか検証しました。
結果、全く問題ないことを確認できました。クロス・ヘッドからマニュアルも用意されていたので、導入における障壁はありませんでした。
武部様自動的にkintoneアプリにメールが蓄積できていることを確認し、翌5月から本格的な導入のフェーズに移行しました。
現在、我々の課ではCROSSLink メル箱は必要不可欠な存在として、フル稼働している状況です。
＜① 業務効率化を実現＞
武部様我々の業務としては、kintoneアプリに蓄積されるメールを確認し、内容に応じて仕分けをするだけになりました。
自動的にkintoneアプリに集約されているため、メールがメールソフトのなかに埋もれ、担当スタッフが転記漏れすることもありません。業務効率化はもちろん、ヒューマンエラーの軽減にも大きく貢献しています。CROSSLink メル箱のおかげで、現在はコア業務である電話相談に集中できている状況です。
武部様課の専用メールアドレスでメールを受信しているため、以前は我々が処理（メール内容を転記）するまでは担当部門に情報共有できませんでした。現在は社内で共有しているkintoneアプリにメールを自動的に登録しているため、タイムラグがなく情報共有ができています。
＜③ 受け手も分かりやすい情報共有＞佐伯様以前は担当部門側もメールソフトで情報を受け取っていました。しかし、大切な情報が日々のメールのなかに埋もれてしまうケースが少なからずありました。現在はいつでも誰でもkintoneアプリにアクセスすれば最新情報を閲覧することができます。
武部様ご相談者様へのご提案時の大切な情報源であるホーム施設からのメールを、迅速に分かりやすく整理できることに大変満足しています。なくてはならない存在として、本当に頼りにしています。
（株式会社ソナエル 武部様）
飯塚様メールの一元管理は実現したのですが、kintoneへ集約したメールの仕分けに関しては内容を確認する必要があるため、現在も手作業で実施しています。これらの作業がAI等で自動化されるとより業務が捗るなと感じます。
クロス・ヘッドCROSSLink メル箱は今後のアップデートも検討していますので、是非とも開発担当にフィードバックさせてください。貴重なご意見、ありがとうございます。
佐伯様CROSSLink メル箱とkintoneアプリを連携したシステムは現場からの反響が大きく、担当部門のあちこちから「便利になった」という声が聞こえてきます。こうした声は他部門の耳にも入っており、「経理関連で公開しているメールアドレスにも導入したい」といった具体的に利用用途を検討する話にまで発展しています。
武部様CROSSLink メル箱はその存在を感じさせない縁の下の力持ちとして、確実に我々の業務を効率化してくれます。
CROSSLink メル箱なしでは我々の業務は成り立たない状況なため、引き続き活用を続けていくつもりです。
これからもクロス・ヘッドさんの手厚いサポートを期待しています。今後ともよろしくお願いいたします。
